Bisher galt für Betriebsveranstaltungen eine Freigrenze von 110 Euro. War der geldwerte Vorteil durch die Betriebsveranstaltung für den Arbeitnehmer auch nur geringfügig höher, wurde der Gesamtbetrag lohnsteuerpflichtig. Mitte 2013 hatte der Bundesfinanzhof aber zwei Urteile ganz im Sinne von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gefällt. Danach waren in die Berechnung des geldwerten Vorteils nur die Leistungen einzubeziehen, die die Teilnehmer direkt konsumieren können. Kosten für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung, also Raumkosten, Eventveranstalter etc. waren dagegen nicht zu berücksichtigen. Auch die auf die Familienangehörigen entfallenden Kosten sah der Bundesfinanzhof bei der Berechnung nicht als relevant an.
Weil die Feststellungen des Bundesfinanzhofs der Verwaltungsauffassung widersprachen, wollte das Bundesfinanzministerium mit dem Zollkodexanpassungsgesetz im Wesentlichen die bisherige Verwaltungsauffassung gesetzlich festschreiben und damit die Urteile aushebeln. Der erste Entwurf für diese Änderung ist allerdings über das Ziel hinausgeschossen und hat im Bundestag universelle Kritik erfahren - sogar von der Vertretung der Finanzbeamten. Daraufhin ist das Gesetz vor der Verabschiedung noch einmal geändert worden. Herausgekommen ist ein Kompromiss, der zwar die neue Rechtsprechung hinfällig macht, aber immerhin ist aus der Freigrenze nun ein Freibetrag geworden. Im Einzelnen gilt ab 2015:
Arbeitnehmer haben einen Freibetrag von 110 Euro für den geldwerten Vorteil aus Betriebsveranstaltungen. Nur der den Freibetrag übersteigende Teil der Kosten ist lohnsteuerpflichtig. Maßgebend sind dabei die Bruttoausgaben einschließlich Umsatzsteuer.
Den Freibetrag können Arbeitnehmer jeweils bei bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Der rechnerische Anteil für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung, die sogenannten Gemeinkosten, ist bei der Berechnung des geldwerten Vorteils einzubeziehen. Allerdings ist im Gesetz nun nicht mehr von Gemeinkosten, sondern von "Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet" die Rede. Findet die Veranstaltung also in Betriebsräumen statt, sind keine Raumkosten zu berücksichtigen, bei einem extra für die Veranstaltung angemieteten Saal dagegen schon. Gleiches gilt für die Organisation: Helfen die eigenen Arbeitnehmer bei der Vorbereitung und Organisation, zählt deren anteiliger Arbeitslohn nach dieser Formulierung nicht zu den Gemeinkosten. Nur Honorare und Gagen für Eventmanager, Musiker etc. sind zu berücksichtigen.
Die auf Familienangehörige oder andere Begleitpersonen entfallenden anteiligen Aufwendungen sind wieder dem Arbeitnehmer zuzurechnen, erhöhen also seinen geldwerten Vorteil. Dazu zählen auch die anteiligen Gemeinkosten für die Begleitpersonen.
Anders als noch im Gesetzentwurf vorgesehen zählen Fahrtkosten nun doch nicht zu den zu berücksichtigenden Kosten. Damit können auch die Kosten für die Anreise zur Betriebsveranstaltung steuerfrei als Reisekosten an den Arbeitnehmer erstattet werden.
Wie bisher kann der Arbeitgeber den steuerpflichtigen Teil des geldwerten Vorteils (also alles, was den Freibetrag von 110 Euro übersteigt) pauschal mit 25 % besteuern.
Vermutlich wird sich das Bundesfinanzministerium noch im Lauf des Jahres mit einem Schreiben zu weiteren Detailfragen äußern. Nicht abschließend geklärt ist nach der neuen Regelung beispielsweise, ob auch die Teilnahme an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen jährlich in Erfüllung dienstlicher Pflichten zu Arbeitslohn führt, oder ob die anteiligen Kosten für externe Teilnehmer an der Veranstaltung ebenfalls als Gemeinkosten auf die Arbeitnehmer umzulegen sind.
Dabei dürfte das Ministerium dann auch zur Anwendung der beiden Urteile des Bundesfinanzhofs Stellung nehmen. Denn auch wenn der Bundesfinanzhof im Sinn der Arbeitnehmer entschieden hat, werden diese Urteile von der Finanzverwaltung bisher noch nicht angewendet. Das wäre erst der Fall, wenn die Urteile im Bundessteuerblatt veröffentlicht wurden, und damit wollte das Ministerium bis zur Verabschiedung des Zollkodexanpassungsgesetzes warten. Nicht ausgeschlossen ist, dass das Ministerium die Urteile gar nicht erst veröffentlicht und stattdessen mit einem Nichtanwendungserlass belegt. So oder so sind die Vorgaben des Bundesfinanzhofs aufgrund der Gesetzesänderungen maximal für Betriebsveranstaltungen bis zum 31. Dezember 2014 anzuwenden.