Im Lauf der Jahre wurden die Vorgaben für Registrierkassen und andere Kassensysteme vom Fiskus mehrfach verschärft. Wer sich nicht an diese Vorgaben hält, riskiert eine komplette Schätzung der Einnahmen durch das Finanzamt, die in aller Regel deutlich höher ausfällt als die erklärten Umsätze. Der Bundesfinanzhof musste sich nun mit einem solchen Fall befassen, in dem ein Restaurantbetreiber nach wie vor eine sehr einfache elektronische Registrierkasse aus den 80er-Jahren verwendete, die die im streitigen Zeitraum gültigen Vorgaben nicht mehr erfüllte.
Zwar teilte der Bundesfinanzhof die Ansicht des Finanzgerichts, dass die verwendete Registrierkasse objektiv manipulierbar war, was einen formellen Mangel von hohem Gewicht darstellt, der dem Finanzamt grundsätzlich eine Schätzungsbefugnis gibt. Die Richter stellen jedoch auch fest, dass das Wissen um die Manipulierbarkeit derart alter Kassenmodelle erst im Laufe der Zeit gewachsen sei und dem Unternehmer daher unter bestimmten Voraussetzungen Vertrauensschutz zu gewähren ist. Das Gewicht des formellen Mangels durch die Manipulierbarkeit der Kasse sei dann nicht so hoch wie im Regelfall und könne bei Führung zusätzlicher Nachweise sogar ganz entfallen.
In dem Urteil hat der Bundesfinanzhof daher genauer ausgeführt, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Umfang das Finanzamt zu einer Schätzung befugt ist. Insbesondere genügt nicht die bloße Benennung formeller oder materieller Mängel, sondern diese müssen auch nach ihrer Bedeutung für den konkreten Einzelfall gewichtet werden. Eine Vollschätzung unter vollständiger Verwerfung der Gewinnermittlung des Unternehmers ist nur zulässig, wenn die festgestellten Mängel gravierend sind.
Die Verwendung eines manipulierbaren Kassensystems stellt zwar grundsätzlich einen formellen Mangel von hohem Gewicht dar, da in einem solchen Fall systembedingt keine Gewähr für die Vollständigkeit der Einnahmenaufzeichnungen gegeben ist. Das Gewicht dieses Mangels kann sich aber im Einzelfall auf ein geringeres Maß reduzieren. Das gilt insbesondere dann, wenn das Kassensystem zur Zeit seiner Nutzung verbreitet und allgemein akzeptiert war und eine tatsächliche Manipulation unwahrscheinlich ist.
Trotz des formellen Mangels durch die Verwendung einer objektiv manipulierbaren elektronischen Registrierkasse ist eine Schätzung durch das Finanzamt dann unzulässig, wenn der Unternehmer zusätzliche Aufzeichnungen führt, zu deren Führung er nicht verpflichtet ist, und die eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit der Einnahmenerfassung bieten.
Der Bundesfinanzhof weist zudem noch darauf hin, dass bei elektronischen Registrierkassen einfacher Bauart die Funktionen und der Stand der festen Programmierung (Firmware) durch die Bedienungsanleitung dokumentiert werden. Änderungen von Einstellungen der Kasse sind dagegen vom Unternehmer bei Vornahme der Änderungen durch Anfertigung entsprechender Protokolle über die vorgenommenen Einstellungen zu dokumentieren.