Nutzungsüberlassung: Eine Nutzungsüberlassung des Fahrrads durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer setzt eine Regelung im Arbeitsvertrag oder eine andere arbeitsrechtliche Rechtsgrundlage voraus. Die Überlassung des Fahrrads kann entweder Vergütungsbestandteil bei Abschluss des Arbeitsvertrags oder als Teil einer Gehaltserhöhung sein oder im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung erfolgen, bei der der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Barlohns verzichtet und im Gegenzug das Fahrrad gestellt bekommt. In Leasingfällen muss zudem der Arbeitgeber gegenüber der Leasinggesellschaft zivilrechtlich Leasingnehmer sein, damit es sich um ein betriebliches Fahrrad handelt.
Nutzungsvorteil: Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils orientiert sich das Finanzamt an der 1 %-Regelung für Kfz. Für die private Nutzung des Fahrrads (einschließlich Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) ist 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung für das Fahrrad einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen.
Elektro-Fahrräder: Elektro-Fahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeuge gelten, sind ein Sonderfall bei der Bewertung des geldwerten Vorteils. Für diese sind die Regeln für Autos und andere Kfz anzuwenden. Das bedeutet, dass bei der 1 %-Regelung die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich mit 0,03 % pro Entfernungskilometer anzusetzen sind, und dass ein Wahlrecht zur Fahrtenbuchmethode besteht.
Personalrabatt: Ein weiterer Sonderfall ist die Einordnung des geldwerten Vorteils als Personalrabatt, wenn die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern an fremde Dritte zur Angebotspalette des Arbeitgebers gehört. Dann ist der geldwerte Vorteil mit 96 % des vom Arbeitgeber an Fremde berechneten Betrags anzusetzen. Bei Personalrabatten greift außerdem der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr.
Sachbezugsfreigrenze: Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro kann nicht auf den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung des Dienstfahrrads angewendet werden, auch wenn der Wert dieses geldwerten Vorteils in der Regel unter dieser Grenze liegt.
Leasingnehmer: In den Ausnahmefällen, in denen der Arbeitnehmer sämtliche Kosten und Risiken aus der Überlassung trägt und als Leasingnehmer fungiert, liegt der geldwerte Vorteil in der Verschaffung verbilligter Leasingkonditionen. Für diesen Vorteil ist die Sachbezugsfreigrenze anwendbar.
Leasingende: Erwirbt der Arbeitnehmer nach Ablauf des Leasingvertrags das Fahrrad zu einem Preis, der unter dem Marktwert liegt, ist der Differenzbetrag steuerpflichtiger Arbeitslohn, auch wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad direkt vom Leasinggeber erwirbt. Weil solche Leasingverträge meist 36 Monate laufen, kann der Marktwert in diesem Fall vereinfachend mit 40 % der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung (inkl. Umsatzsteuer) für das Fahrrad angesetzt werden. Der Nachweis eines niedrigeren Werts ist möglich.
Pauschalversteuerung: Den Vorteil des Arbeitnehmers aus dem vergünstigten Erwerb des Fahrrads bei Leasingende kann der Arbeitgeber oder der Leasinggeber statt als Arbeitslohn auch als Zuwendung an den Arbeitnehmer mit einem Pauschsteuersatz von 30 % versteuern. In diesem Fall muss der Arbeitgeber oder Leasinggeber das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung aber für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Sachzuwendungen einheitlich ausüben. Bemessungsgrundlage für die Pauschalversteuerung ist auch hier die Differenz zwischen Marktwert und tatsächlich vom Arbeitnehmer gezahltem Preis, wofür ebenfalls die Vereinfachungsregelung von 40 % des Bruttolistenpreises angewendet werden kann.
Laden von E-Bikes: Mit dem Gesetz zur steuerlichen Förderung von Elektromobilität wurde das Aufladen von Elektrofahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebers bis Ende 2020 von der Lohnsteuer befreit. Zu den begünstigten Fahrzeugen zählen auch Elektrofahrräder, wenn diese verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug gelten. Aus Billigkeitsgründen zählt der Fiskus allerdings vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das Aufladen anderer Elektrofahrräder, die nicht als Kraftfahrzeug gelten, ebenfalls nicht zum Arbeitslohn.