Grundsätzlich dürfen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten für dessen Ausstattung nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit darstellt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Im ersten Fall sind die Ausgaben in voller Höhe abziehbar, im zweiten Fall immerhin bis zu einem Betrag von 1.250 Euro im Jahr.
Was dabei im Detail zu beachten ist, hat die Finanzverwaltung schon lange in einer Verwaltungsanweisung geregelt. Nach mehr als sechs Jahren hat das Bundesfinanzministerium dieses Schreiben zur steuerlichen Handhabung der Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer einer umfassenden Aktualisierung unterzogen. Insbesondere die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs, der sich in den letzten Jahren mehrfach mit dem Thema befasst hat, ist in die aktualisierte Fassung eingeflossen.
Neben den aktuellen Vorgaben für häusliche Arbeitszimmer, die hier zusammengefasst sind, enthält das Schreiben des Ministeriums auch zahlreiche Beispiele für die unterschiedlichsten Fallkonstellationen. Das aktualisierte Schreiben für alle noch offenen Fälle seit 2007.
Arbeitszimmer: Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der in die häusliche Sphäre eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung von Arbeiten dient und ganz oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. In die häusliche Sphäre eingebunden ist ein Raum, wenn er zur Wohnung oder zum Wohnhaus gehört. Dies betrifft nicht nur die Wohnräume, sondern ebenso Zubehörräume. So kann auch ein Raum im Keller oder unter dem Dach ein häusliches Arbeitszimmer sein, wenn die Räumlichkeiten aufgrund der unmittelbaren Nähe mit den privaten Wohnräumen verbunden sind. Eine geringfügige private Mitbenutzung des Arbeitszimmers von weniger als 10 % ist unschädlich.
Arbeitsecke: Aufwendungen für einen Raum, der flächenmäßig auch nicht unerheblich privat genutzt wird, können nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden.
Außerhäusliches Arbeitszimmer: Ein Raum im Keller oder Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses, der nicht zur Privatwohnung gehört, sondern zusätzlich angemietet wurde, kann ein außerhäusliches Arbeitszimmer sein, das nicht unter die Abzugsbeschränkung fällt. Maßgebend ist, ob eine Verbindung des Arbeitszimmers mit der privaten Lebenssphäre besteht. Dabei ist das Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall entscheidend.
Andere Räume: Ebenfalls nicht unter die Abzugsbeschränkung fallen Räume, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen (z. B. Lager, Betriebs- oder Ausstellungsräume), selbst wenn sie mit dem Wohnraum verbunden und in die häusliche Sphäre eingebunden sind. Unschädlich für die Abzugsfähigkeit ist eine untergeordnete private Mitbenutzung.
Mehrere Räume: Auch mehrere Räume zusammen können als häusliches Arbeitszimmer gelten. Sie müssen aber vom übrigen Wohnbereich abgetrennt sein.
Nebenräume: Aufwendungen für Räume wie Küche, Bad und Flur, die in die häusliche Sphäre eingebunden sind und zu einem nicht unerheblichen Teil privat genutzt werden, können auch dann nicht anteilig abgezogen werden, wenn ein berücksichtigungsfähiges häusliches Arbeitszimmer existiert.
Aufwendungen: Zu den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören insbesondere die Aufwendungen für die Ausstattung (Tapeten, Bodenbelag, Gardinen und Lampen etc.), sowie die anteiligen Aufwendungen für Miete oder AfA, Darlehenszinsen, Wasser, Energie, Reinigung, Grundsteuer, Müllabfuhr, Kaminfeger, Gebäudeversicherungen sowie Renovierung.
Anteilsberechnung: Die auf ein häusliches Arbeitszimmer anteilig entfallenden Aufwendungen sind grundsätzlich nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche einschließlich Arbeitszimmer zu ermitteln. Werden auch Nebenräume beruflich genutzt, sind die abziehbaren Kosten nach dem Verhältnis des gesamten betrieblich oder beruflich genutzten Bereiches zur Gesamtfläche aller Räume aufzuteilen.
Einrichtung und Arbeitsmittel: Arbeitsmittel fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung für Arbeitszimmer. Das gilt auch für Einrichtungsgegenstände, die zugleich Arbeitsmittel sind. Umgekehrt sind Luxusgegenstände, die vorrangig der Dekoration des Arbeitszimmers dienen, grundsätzlich nicht abziehbar.
Tätigkeitsmittelpunkt: Ein häusliches Arbeitszimmer ist dann der Mittelpunkt der gesamten Berufstätigkeit, wenn dort die Handlungen vorgenommen und Leistungen erbracht werden, die für die konkrete Tätigkeit wesentlich und prägend sind. Bei der Gesamtbetrachtung sind nur Einkünfte zu berücksichtigen, die ein Tätigwerden erfordern; Versorgungsbezüge zählen also nicht. Der Mittelpunkt der Tätigkeit hängt vom inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt der Berufstätigkeit ab. Der zeitliche (quantitativen) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers hat lediglich eine indizielle Bedeutung, die dann zum Tragen kommt, wenn die Tätigkeit in qualitativer Hinsicht gleichwertig im Arbeitszimmer und außerhalb des Arbeitszimmers ausgeübt wird. Das zeitliche Überwiegen der außerhäuslichen Tätigkeit schließt einen unbeschränkten Abzug der Aufwendungen für das Arbeitszimmer also nicht von vornherein aus.
Mehrere Tätigkeiten: Übt der Steuerzahler mehrere Tätigkeiten aus, kommt es auf das Gesamtbild an. Nur wenn bei allen Tätigkeiten die im Arbeitszimmer erledigten Arbeiten den qualitativen Schwerpunkt darstellen, liegt dort auch der Mittelpunkt der Gesamttätigkeit. Ist das Arbeitszimmer dagegen nur der qualitative Mittelpunkt einer der Einzeltätigkeiten, dann ist es nicht der Mittelpunkt der Gesamttätigkeit.
Anderer Arbeitsplatz: Als anderer Arbeitsplatz im Sinne des Gesetzes gilt grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Dabei spielen die konkreten Arbeitsbedingungen (Lärmbelästigung, Publikumsverkehr etc.) keine Rolle. Ein räumlich abgeschlossener Arbeitsbereich oder ein individuell zugeordneter Arbeitsplatz ist ebenfalls keine Voraussetzung. Auch die Ausstattung des häuslichen Arbeitszimmers mit Arbeitsmitteln, die im Betrieb nicht vorhanden sind, macht keinen Unterschied. Die Erforderlichkeit des häuslichen Arbeitszimmers entfällt allerdings nicht bereits dann, wenn irgendein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sondern nur dann, wenn dieser so beschaffen ist, dass der Steuerzahler auf das Arbeitszimmer nicht angewiesen ist. Der andere Arbeitsplatz muss daher für alle Aufgabenbereiche der Erwerbstätigkeit genutzt werden können. Ein anderer Arbeitsplatz steht auch dann zur Verfügung, wenn er außerhalb der üblichen Arbeitszeiten (Wochenende, Ferien) nicht zugänglich ist. Übt der Steuerzahler mehrere Tätigkeiten aus, ist für jede Tätigkeit zu prüfen, ob ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Nur Aufwendungen, die auf Tätigkeiten entfallen, für die kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sind steuerlich abziehbar.
Nachweis: Der Steuerzahler muss konkret darlegen, dass ein anderer Arbeitsplatz für die jeweilige Tätigkeit nicht zur Verfügung steht. Die Art der Tätigkeit kann ein Indiz sein. Ebenfalls hilfreich kann eine Bescheinigung des Arbeitgebers sein.
Unterschiedliche Tätigkeiten: Übt der Steuerzahler mehrere Tätigkeiten nebeneinander aus und ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten Betätigung, so sind die Aufwendungen den Tätigkeiten entsprechend dem Nutzungsanteil zuzuordnen. Liegt der Mittelpunkt einzelner Tätigkeiten außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers, ist der Abzug der anteiligen Aufwendungen auch für diese Tätigkeiten möglich. Liegt der Mittelpunkt der gesamten Betätigung dagegen nicht im häuslichen Arbeitszimmer, steht für einzelne Tätigkeiten jedoch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Ausgaben bis zu 1.250 Euro abgezogen werden. Soweit der Kostenabzug für eine oder mehrere Tätigkeiten möglich ist, können diese anteilig insgesamt bis zum Höchstbetrag geltend gemacht werden. Eine Vervielfachung des Höchstbetrages entsprechend der Anzahl der Tätigkeiten ist ausgeschlossen, ebenso eine Kürzung.
Gemeinsame Nutzung: Die Abzugsbeschränkung ist personenbezogen. Nutzen mehrere Personen ein Arbeitszimmer gemeinsam, sind die Abzugsvoraussetzungen für jeden Nutzer einzeln zu prüfen. Jeder Nutzer kann seine Aufwendungen dann entweder unbegrenzt, bis zum Höchstbetrag von 1.250 Euro oder gar nicht abziehen. Nutzen Miteigentümer das Arbeitszimmer gemeinsam, kann jeder die seinem Anteil entsprechenden und von ihm getragenen Aufwendungen abziehen. Dasselbe gilt für Mietzahlungen für eine durch Ehegatten oder Lebenspartner gemeinsam gemietete Wohnung.
Unterjährige Änderung: Ändern sich die Nutzungsverhältnisse innerhalb eines Jahres, können nur die auf den Zeitraum, in dem das Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt bildet, entfallenden Aufwendungen in voller Höhe abgezogen werden. Für den übrigen Zeitraum kommt ein beschränkter Abzug nur in Betracht, wenn für die Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Der Höchstbetrag von 1.250 Euro gilt auch bei nicht ganzjähriger Nutzung in voller Höhe.
Vorbereitende Tätigkeit: Wird das Arbeitszimmer für eine spätere Nutzung vorbereitet, bei der die Abzugsvoraussetzungen vorliegen, sind die darauf entfallenden Aufwendungen entsprechend zu berücksichtigen.
Ausbildung: Die Richtlinien für die steuerliche Berücksichtigung gelten auch für ein Arbeitszimmer, das für die erstmalige Berufsausbildung oder im Rahmen eines Erststudiums genutzt wird. Im Rahmen der Erstausbildungskosten können jedoch in jedem Fall Aufwendungen nur bis zu insgesamt 6.000 Euro als Sonderausgaben abgezogen werden. Wird das häusliche Arbeitszimmer gleichzeitig auch zur Erzielung von Einkünften genutzt, sind die Kosten entsprechend aufzuteilen.
Nichtbeschäftigung: Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer können in Zeiten der Nichtbeschäftigung (z. B. Erwerbslosigkeit, Mutterschutz, Elternzeit) als vorweggenommene Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sein, sofern ein Abzug der Aufwendungen auch unter den zu erwartenden Umständen der späteren Tätigkeit zulässig wäre.
Aufzeichnungspflichten: Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind. Dabei ist es zulässig, die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungskosten zu schätzen und erst nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres anhand der Jahresabrechnung der Bank aufzuzeichnen. Gleiches gilt für die verbrauchsabhängigen Kosten wie z. B. Wasser- und Energiekosten. Ebenso genügt es, Abschreibungsbeträge einmal jährlich aufzuzeichnen.