Zuordnung: Die ertragsteuerliche Behandlung als Betriebs- oder Privatvermögen spielt für die umsatzsteuerliche Zuordnung eines Fahrzeugs grundsätzlich keine Rolle. Wird das Fahrzeug ausschließlich unternehmerisch verwendet, ist es vollständig dem Unternehmen zuzuordnen. Für eine ausschließlich nichtunternehmerische Verwendung gilt entsprechend das Gegenteil.
Teilunternehmerische Verwendung: Bei einer geteilten Verwendung kommt es auf die Art der nichtunternehmerischen Verwendung an. Ist die nichtunternehmerische Nutzung eine unternehmensfremde Verwendung für private Zwecke, hat der Unternehmer ein Wahlrecht und kann das Fahrzeug gar nicht, voll oder im Umfang der unternehmerischen Nutzung anteilig dem Unternehmen zuordnen. Dagegen gilt bei einer nichtwirtschaftlichen Verwendung (nichtunternehmerische Verwendung zu anderen als privaten Zwecken) ein Aufteilungsgebot.
Aufteilungsmaßstab: Maßgebend für eine teilweise Zuordnung zum Unternehmen ist die bei der Anschaffung beabsichtigte Verwendung im ersten Kalenderjahr der Nutzung. Als Maßstab dient das voraussichtliche Verhältnis der Jahreskilometer für die unterschiedlichen Nutzungsarten. Im Fall einer Ersatzbeschaffung kann das Aufteilungsverhältnis des Vorjahres verwendet werden. Seine Verwendungsabsicht muss der Unternehmer objektiv belegen und in gutem Glauben erklären können.
Unternehmerische Mindestnutzung: Für eine volle oder zumindest anteilige Zuordnung zum Unternehmen muss die unternehmerische Verwendung des Fahrzeugs mindestens 10 % betragen. Bei einer noch geringeren Nutzung gilt ein Zuordnungsverbot. Die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten wegen einer doppelten Haushaltsführung zählen dabei zur unternehmerischen Nutzung.
Nutzungsvermutung: Bei Zweit- und Drittwagen von Einzelunternehmern oder Alleinfahrzeugen bei einer nebenberuflichen Unternehmertätigkeit geht das Finanzamt davon aus, dass diese Fahrzeuge zu weniger als 10 % unternehmerisch genutzt werden. Das Gleiche gilt bei Personengesellschaften für die weiteren privat genutzten Fahrzeuge, wenn ein Gesellschafter mehr als ein Fahrzeug privat nutzt.
Vorsteuerabzug: Während bei einer vollständigen Zuordnung des Fahrzeugs zum Unternehmen auch ein voller Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten möglich ist, kann bei einer nur teilweisen Zuordnung auch nur die auf diesen Teil entfallende Vorsteuer geltend gemacht werden. Im zweiten Fall unterliegt dann aber auch die unternehmensfremde Nutzung nicht der Wertabgabenbesteuerung, die bei einem vollen Vorsteuerabzug sonst vorzunehmen wäre.
Zuordnung von Gebrauchskosten: Die Aufwendungen für Betrieb und Instandhaltung bilden ein eigenes Zuordnungsobjekt. Wird also das Fahrzeug zu weniger als 10 % unternehmerisch genutzt und ist somit nicht dem Unternehmen zugeordnet, können trotzdem einzelne Aufwendungen dem Unternehmen zuzuordnen sein. So kann beispielsweise die Vorsteuer für eine Reparatur in Folge eines Unfalls während einer unternehmerisch veranlassten Fahrt in voller Höhe abgezogen werden.
Wartung und Treibstoff: Sonstige Leistungen und vertretbare Gegenstände (Verbrauchsstoffe und andere generische Sachen) werden unabhängig von der Zuordnung des Fahrzeugs grundsätzlich nur in Höhe der unternehmerischen Verwendung für das Unternehmen bezogen. Ist eine direkte Zuordnung anhand der jeweiligen Verwendung des Fahrzeugs nicht möglich, kann für die Aufteilung der Umsatzsteuerbeträge eine sachgerechte Schätzung vorgenommen werden, die gegebenenfalls später zu berichtigen ist. Für vollständig dem Unternehmen zugeordnete Fahrzeuge kann aus Vereinfachungsgründen der Vorsteuerabzug für diese Leistungen und Waren in voller Höhe geltend gemacht und der unternehmensfremde (private) Anteil der Wertabgabenbesteuerung unterworfen werden.
Zubehör und sonstige Gegenstände: Werden für das Fahrzeug Gegenstände bezogen, die keine vertretbaren Sachen sind, richtet sich der Vorsteuerabzug nach den Verwendungsverhältnissen des Gegenstands. Aus Vereinfachungsgründen kann der Unternehmer aber auch das Verhältnis der unternehmerischen zur nichtunternehmerischen Nutzung des Fahrzeugs heranziehen.
Private Nutzung: Die private Nutzung eines vollständig dem Unternehmen zugeordneten Fahrzeugs unterliegt der Wertabgabebesteuerung. Zur Ermittlung der Ausgaben, die auf die unternehmensfremde Nutzung des dem Unternehmen zugeordneten Fahrzeugs entfallen, hat der Unternehmer die Wahl zwischen verschiedenen Methoden. Das sind im Prinzip die selben Methoden wie bei der Einkommensteuer, allerdings mit zwei Unterschieden bei der Berechnung. Einerseits zählen die nicht mit Vorsteuer belasteten Ausgaben auch nicht zur Bemessungsgrundlage, andererseits aber gilt die pauschale Kürzung für Elektro- und Hybridfahrzeuge nicht für die Umsatzsteuer.
1 %-Regelung: Ermittelt der Unternehmer für die Einkommensteuer den Wert der Nutzungsentnahme nach der 1 %-Regelung, kann er diesen Wert auch für die Umsatzbesteuerung verwenden. Für die nicht mit Vorsteuern belasteten Ausgaben kann ein pauschaler Abschlag von 20 % vorgenommen werden. Der so ermittelte Betrag ist der Nettowert, auf den die Umsatzsteuer zu berechnen ist. Beträgt die betriebliche Nutzung allerdings weniger als 50 %, dann ist die 1 %-Regelung ausgeschlossen. Der für die Einkommensteuer ermittelte private Nutzungsanteil ist dann auch der Umsatzsteuer zu Grunde zu legen.
Fahrtenbuchregelung: Die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils per Fahrtenbuch für die Einkommensteuer ist auch für die Umsatzsteuer zu verwenden. Die nicht mit Vorsteuern belasteten Ausgaben sind hier aber in exakter Höhe abzuziehen.
Schätzung: Wendet der Unternehmer die 1 %-Regelung nicht an, und liegt auch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, ist der private Nutzungsanteil für Umsatzsteuerzwecke anhand geeigneter Unterlagen zu schätzen. Dafür kommen insbesondere Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum in Frage, aus denen sich zumindest die unternehmerischen Fahrten mit Fahrtziel und gefahrenen Kilometern und die Gesamtkilometer ergeben. Liegen keine geeigneten Unterlagen vor, ist die Privatnutzung mit mindestens 50 % zu schätzen, soweit sich aus den besonderen Verhältnissen des Einzelfalls nichts Gegenteiliges ergibt.
Dienstwagen: Für die Überlassung von Fahrzeugen an das Personal gelten in weiten Teilen dieselben Regeln wie für die Privatnutzung durch den Unternehmer. Der Regelfall aus umsatzsteuerlicher Sicht ist eine entgeltliche Überlassung des Fahrzeugs an Mitarbeiter, wobei das Entgelt des Arbeitnehmers in der Regel aus dessen anteiliger Arbeitsleistung für die Privatnutzung des Dienstwagens besteht. Eine Entgeltlichkeit liegt vor, wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer für eine gewisse Dauer zur Privatnutzung überlassen wird.
Bemessungsgrundlage: Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer sind in der Regel die Gesamtausgaben für die Überlassung des Fahrzeugs. Dazu gehören auch die Ausgaben, bei denen ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist (keine pauschale Kürzung von 20 % bei der 1 %-Regelung). Der so ermittelte Wert ist der Nettowert, auf den die Umsatzsteuer aufzuschlagen ist. Für die Umsatzsteuer können anstelle der Ausgaben auch die lohnsteuerlichen Werte verwendet werden, wobei aber keine Kürzung für Elektro- und Hybridfahrzeuge vorzunehmen ist. Die lohnsteuerrechtlichen Werte gelten als Bruttowerte, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie die Familienheimfahrten aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung zählen umsatzsteuerrechtlich zu den Privatfahrten des Arbeitnehmers.
Unentgeltliche Überlassung: Eine unentgeltliche Überlassung an das Personal liegt ausnahmsweise dann vor, wenn die private Nutzung des Fahrzeugs derart gering ist, dass sie für die Gehaltsbemessung keine wirtschaftliche Rolle spielt, und eine weitergehende private Nutzungsmöglichkeit ausscheidet. Das ist der Fall, wenn dem Arbeitnehmer das Fahrzeug aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich an nicht mehr als fünf Tagen im Kalendermonat für private Zwecke überlassen wird. Die Berechnung der Umsatzsteuer folgt denselben Regeln wie bei der entgeltlichen Überlassung, allerdings sind die nicht mit Vorsteuern belasteten Ausgaben hier nicht mit einzubeziehen.