Viel Kritik ertönte im letzten Jahr, als die Gelangensbestätigung zum allein möglichen Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen erklärt wurde. Die Finanzverwaltung hatte sich die Kritik zu Herzen genommen, und an den Vorschriften wurden umfangreiche Änderungen vorgenommen. Mit den neu gefassten Vorschriften ist die Kritik zwar nicht verstummt, aber die Gelangensbestätigung wurde damit halbwegs praxistauglich gemacht.
Das Bundesfinanzministerium hat jetzt mit einer Verwaltungsanweisung den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an die neu gefassten Vorschriften zur Gelangensbestätigung angepasst. Die Änderungen umfassen Klarstellungen und beantworten offene Fragen. Daneben sind darin weitere Vereinfachungen für die Gelangensbestätigung und die möglichen alternativen Nachweisformen enthalten.
Die wichtigste Ergänzung ist aber eine um drei Monate verlängerte Übergangsregelung. Ursprünglich wären die neuen Vorschriften zur Gelangensbestätigung nämlich schon ab dem 1. Oktober 2013 zwingend anzuwenden. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Regelungen in der Verwaltungsanweisung.
Formvorgaben und Mustervorlage: Die Gelangensbestätigung kann in jeder Form erbracht werden, die die erforderlichen Angaben enthält. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben, wobei eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten nicht notwendig ist. In der Verwaltungsanweisung sind auch Mustervorlagen für eine Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache enthalten. Die Mustervorlage soll aber lediglich verdeutlichen, welche Angaben für eine Gelangensbestätigung erforderlich sind. Eine Verwendung des Musters ist nicht notwendig, denn eine inhaltlich vergleichbare Gelangensbestätigung muss das Finanzamt genauso akzeptieren. Auch die Verwendung des Musters einer Gelangensbestätigung bedeutet nicht, dass die Gelangensbestätigung zwingend ein einziger Beleg sein muss.
Sprachvorgaben: Die Gelangensbestätigung oder die Dokumente, aus denen sich die Gelangensbestätigung ergibt, können auch in englischer oder französischer Sprache abgefasst werden. Für Nachweise in anderen Sprachen ist dagegen eine amtlich beglaubigte Übersetzung notwendig.
Alternativnachweise: Neben der Gelangensbestätigung sind abhängig vom Transportweg und anderen Faktoren auch weiterhin verschiedene andere Belege als Nachweis für eine innergemeinschaftliche Lieferung zulässig. Dazu enthält die Verwaltungsanweisung umfangreiche Erläuterungen, die gegenüber den bereits bekannten Regelungen über Alternativnachweise aber keine grundlegenden Änderungen oder Neuerungen enthalten. Für den Versand per Post oder Kurierdienst wird eine Kleinbetragsregelung konkretisiert. Statt eines Tracking-and-Tracing-Protokolls für die Zustellung genügt bei einem Gesamtwarenwert bis 500 Euro auch allein die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung an den Kurierdienst verbunden mit dem Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung.
Elektronische Übermittlung: Die Gelangensbestätigung kann auch auf elektronischem Weg übermittelt werden, zum Beispiel per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder per EDI. Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Geht die Gelangensbestätigung per E-Mail ein, soll auch die E-Mail archiviert werden, um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können, wobei auch hier die Archivierung in ausgedruckter Form zulässig ist, solange sich aus dem Ausdruck der Absender der E-Mail ermitteln lässt.
Unterschrift des Abnehmers: Die Gelangensbestätigung muss die Unterschrift des Abnehmers, seines Vertreters oder eines von ihm beauftragten Dritten enthalten. Dies kann zum Beispiel ein Arbeitnehmer des Abnehmers oder ein mit der Warenannahme beauftragter anderer Unternehmer sein. Sofern an der Vertretungsberechtigung allerdings im Einzelfall Zweifel bestehen, muss der liefernde Unternehmer den Nachweis der Vertretungsberechtigung führen. Der kann sich beispielsweise aus anderen Unterlagen ergeben, die dem Unternehmer vorliegen.
Unterschriftsverzicht: Bei der elektronischen Übermittlung ist keine Unterschrift des Abnehmers erforderlich, wenn erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder seines Beauftragten begonnen hat. Die vom Absender dafür verwendete E-Mail-Adresse muss dem liefernden Unternehmer nicht vorher bekannt gewesen sein. Außerdem ist es für die Erkennbarkeit des Übermittlungsbeginns im Verfügungsbereich des Abnehmers unschädlich, wenn die E-Mail-Adresse eine Domain enthält, die nicht auf den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers oder auf das Bestimmungsland der Lieferung hinweist.
Sammelbestätigung: Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt werden, in der die Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Die quartalsweise Sammelbestätigung ist auch bei einer Pflicht zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen zulässig. Zu dem Problem, dass ein Unternehmer bei einer quartalsweisen Sammelbestätigung für die monatliche Voranmeldung noch gar nicht alle Belegnachweise für einen steuerfreien innergemeinschaftlichen Umsatz hat, schweigt sich die Finanzverwaltung aus. Weil quartalsweise Sammelbestätigungen aber zulässig sind, sollten sich die Finanzämter hier kulant zeigen.
Abholfälle: Weiterhin problematisch bleiben Abholfälle, bei denen der Abnehmer den Gegenstand selbst abholt oder abholen und befördern lässt. Hier bleibt nur die Gelangensbestätigung als Nachweis, die aber im Zeitpunkt der Abholung noch gar nicht vorliegen kann, weil sie die Ankunft des Gegenstands im Zielland dokumentiert und nicht den Beginn des Versands. Der Lieferer läuft damit Gefahr, dass er die Gelangensbestätigung von seinem Kunden später nicht erhält und damit über keinen vollständigen Belegnachweis verfügt. Auch die neue Verwaltungsanweisung sieht für dieses Risiko keine Lösung vor. Erfolgt der Transport nicht direkt durch den Kunden sondern durch einen Spediteur im Auftrag des Kunden, bleibt immerhin noch die Spediteurversicherung als möglicher Belegnachweis. In Abholfällen ist damit auch zukünftig Sorgfalt geboten.
Übergangsregelung: Die bisherige Übergangsregelung wird um drei Monate verlängert. Damit können die Nachweise noch bis zum 31. Dezember 2013 nach der alten, bis Ende 2011 geltenden Rechtslage geführt werden. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2014 ist das neue Recht dann aber zwingend anzuwenden.