Ab dem 1. Juli 2011 soll es soweit sein, dass die Signaturpflicht für elektronische Rechnungen wegfällt, mit der sich so viele Unternehmen schwer tun. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das die entsprechende Gesetzesänderung enthält, steht kurz vor der Verabschiedung. Weil aber schon jetzt eine Vielzahl von Fragen dazu an die Finanzverwaltung gestellt werden, hat das Bundesfinanzministerium einen Frage-Antwort-Katalog zur konkreten Ausgestaltung der zukünftigen Regelung zusammengestellt. Wie sich das Ministerium die künftige Handhabung elektronischer Rechnungen vorstellt, haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Definition: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Dazu gehören Rechnungen, die per eMail mit oder ohne Dateianhang, per Computerfax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standardfax zu Standardfax oder von Computerfax/Fax-Server an Standardfax gilt zukünftig als Papierrechnung. Da Faxrechnungen bisher nur dann als Papierrechnungen anerkannt wurden, wenn beide Seiten ein Standardfax einsetzen, entfällt für den Empfänger also das Problem, dass er in der Regel nicht belegen kann, ob der Absender ebenfalls ein Standardfax verwendet.
Papierrechnungen: Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird ab dem 1. Juli 2011 nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen.
Steuerliche Anerkennung: Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und sie alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält.
Echtheit der Herkunft: Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.
Unversehrtheit des Inhalts: Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.
Lesbarkeit: Lesbarkeit bedeutet, dass die Rechnung in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein muss.
Übermittlungsverfahren: Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung ist technologieneutral ausgestaltet. Der Rechnungsaussteller ist also frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er zukünftig Rechnungen übermittelt, sofern der Empfänger dem zugestimmt hat: Als eMail mit oder ohne PDF- oder Textdateianhang, im EDI-Verfahren, über Computerfax oder Faxserver oder per Web-Download. Auch DE-Mail oder E-Post können zukünftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Eine Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, kann aber gleichwohl verwendet werden.
Rechnungen ohne Signatur: Verwendet der Rechnungsaussteller keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, muss der Empfänger durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.
Innerbetriebliches Kontrollverfahren: Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Dazu gehört zum Beispiel die Kontrolle, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, ob also die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der angegebenen Qualität und Quantität erbracht wurde und der Rechnungsaussteller damit tatsächlich den Zahlungsanspruch hat. Es müssen dafür keine neuen Verfahrensweisen geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht. Innerbetriebliches Kontrollverfahrens bedeutet dabei nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können innerbetriebliche Kontrollverfahren zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt werden. In der einfachsten Form kann dies zum Beispiel durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen.
Verlässlicher Prüfpfad: Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen. Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen. Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.
Aufbewahrung: Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format aufzubewahren, in dem sie ausgestellt und empfangen wurden. Sie sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist zwingend elektronisch auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Dazu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Anwendungszeitpunkt: Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung soll nach dem Gesetzentwurf auf Rechnungen für Umsätze angewandt werden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden.