Die meisten Betriebe mit Bargeldverkehr akzeptieren auch bargeldlose Zahlungen per EC- oder Kreditkarte. Oft werden dabei in den Betrieben nicht nur bare Geschäftsvorfälle im Kassenbuch erfasst. Stattdessen wird der Gesamtumsatz inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (Zahlungen mit EC-Karte) im Kassenbuch aufgezeichnet. Anschließend werden die unbaren Zahlungen quasi als "Ausgabe" wieder ausgetragen. Später wird dann der Gesamtbetrag im Kassenkonto gebucht und die Umsätze mit EC-Karten als durchlaufender Posten über das Geldtransitkonto ausgebucht.
Nachdem im Rahmen von Betriebsprüfungen Zweifel an dieser Vorgehensweise aufkamen, hat sich der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) an das Bundesfinanzministerium gewandt und um Klarstellung und Anerkennung dieser langjährigen kaufmännischen Praxis gebeten. Nach Auffassung des DStV ist die Ersterfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch nicht nur praktikabel, sondern es wird vor allem auch die Umsatzsteuer korrekt erfasst. Dies ist für die Praxis besonders dann von Bedeutung, wenn die EC-Umsätze im Kassensystem nicht getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen werden, sondern nur die Gesamtumsätze.
Die Finanzverwaltung war von den Argumenten des DStV jedoch wenig beeindruckt. Das Bundesfinanzministerium hat sich auf die Anfrage hin zur Buchung der EC-Umsätze in der Kassenführung geäußert und sieht in der Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel. Bare und unbare Geschäftsvorfälle seien in der Regel getrennt zu buchen. Im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen.
Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Um diesen Anforderungen zu genügen, müssten die EC-Umsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte oder einem Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.
Diese praxisfernen Vorgaben des Ministeriums hat der DStV nachdrücklich kritisiert und weitere Gespräche mit dem Ministerium geführt, das sich nun noch einmal zu der Frage geäußert und die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung konkretisiert hat: Die Erfassung von Umsätzen mit EC-Karten im Kassenbuch stellt sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist die Dokumentation des jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.
Das Kassenbuch soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Betriebs ermöglichen. Dazu soll es so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um so eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen. Werden die ursprünglich im Kassenbuch erfassten Umsätze mit EC-Karten in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein separates Konto ausgetragen, dann ist weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.
Die zumindest zeitweise Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist zwar ein formeller Mangel, der aber bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestandes jederzeit besteht.