Möchte ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer für eine befristete Tätigkeit ins Ausland entsenden, kann das zu einer doppelten Sozialversicherungspflicht führen: Die Arbeitnehmer sind weiterhin in Deutschland beitragspflichtig, und zusätzlich gilt das Recht des Tätigkeitsstaats mitsamt den dortigen Sozialversicherungspflichten.
Um dieses Problem zu vermeiden, kann der Arbeitgeber für eine Entsendung in einen EU/EWR-Staat oder in die Schweiz beim zuständigen Sozialversicherungsträger (meist die Krankenkasse) eine Entsendebescheinigung, die sogenannte A1-Bescheinigung beantragen. Mit dieser Bescheinigung gilt auch für eine Tätigkeit im Ausland bei Erfüllung gewisser Voraussetzungen allein das deutsche Recht. Das muss der Arbeitnehmer jedoch bei einer Kontrolle im Ausland durch Vorlage der A1-Bescheinigung nachweisen.
Weil es in den letzten Monaten mehrfach Berichte über verstärkte Kontrollen im Ausland gab, ist es wichtiger denn je, dass Arbeitnehmer die Bescheinigung bei allen Auslandstätigkeiten dabei haben. Ohne gültige A1-Bescheinigung kann die Tätigkeit im Ausland nämlich als Schwarzarbeit gewertet werden, was Bußgelder und weitere Sanktionen zur Folge haben kann. Mithin kann auch ein ausländischer Auftraggeber den Zugang zu seinem Firmengelände verweigern, wenn die A1-Bescheinigung nicht vorliegt.
Vor allem aus Österreich und Frankreich gibt es Berichte über verstärkte Prüfungen, auch an Flughäfen und in von Geschäftsreisenden frequentierten Hotels. Beide Länder kommen den Arbeitgebern aber mit einem Kompromiss zumindest ein Stück entgegen: Kann der Arbeitnehmer bei der Kontrolle keine A1-Bescheinigung vorlegen, weil diese nicht mehr rechtzeitig beschafft werden konnte, verzichten die örtlichen Behörden auf eine Geldstrafe, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass die A1-Bescheinigung bereits vor Beginn der Dienstreise beantragt wurde.
Zum Bürokratiemonster wird die A1-Bescheinigung aber vor allem dadurch, dass die EU-Verordnung keine zeitliche Toleranzgrenze für die Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung vorsieht. Eine Bescheinigung ist damit für eine mehrwöchige Tätigkeit genauso erforderlich wie für eine eintägige Schulung oder Konferenz im Ausland. Selbst ein halbstündiges Meeting oder eine kurze Fahrt über die Grenze zum Tanken des Firmenwagens ist eine grenzüberschreitende Tätigkeit, für die die A1-Bescheinigung notwendig ist.
Sowohl bei kurzfristigen als auch bei kurzzeitigen Dienstreisen ins Ausland haben viele Arbeitgeber in der Vergangenheit keine Bescheinigung beantragt. Neben dem bürokratischen Aufwand für den Antrag reicht manchmal nämlich schlicht die Zeit nicht aus, um die Erteilung der A1-Bescheinigung durch die Krankenkasse abzuwarten. Das Risiko bei dieser Unterlassung sind die bereits erwähnten Sanktionen für Schwarzarbeit im Fall einer Kontrolle.
Immerhin eine teilweise Verbesserung hat sich seit 2018 ergeben - zumindest für Arbeitgeber mit der notwendigen technischen Ausstattung: Seit dem 1. Januar 2018 können die Bescheinigungen nämlich auch elektronisch bei der Krankenkasse beantragt werden. Diese Option ist nun seit dem 1. Januar 2019 zur Pflicht geworden. Zwar haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung eine Übergangsregelung geschaffen, nach der Arbeitgeber in begründeten Einzelfällen den Antrag weiter in Papierform stellen können. Diese Ausnahmeregelung läuft jedoch am 30. Juni 2019 aus.
Ob die Umstellung auf ein elektronisches Verfahren für die Sozialversicherungsträger eine Erleichterung bringt, ist ebenfalls nicht sicher. Seit dem 1. Januar 2019 haben die Krankenkassen nämlich mit einem erheblichen Anstieg der gestellten Anträge zu kämpfen. Im Vergleich zu früheren Jahren haben sich die Antragszahlen nach Berichten mehr als verzehnfacht. Besonders wenn die Krankenkasse keine vollautomatische Bearbeitung der Anträge durchführt, kann damit auch die schiere Zahl der Anträge zu einer verzögerten Bearbeitung und Erteilung der Bescheinigung führen.
Im März und April haben einige Arbeitgeber bereits erleichtert aufgeatmet, weil es Berichte gab, dass die EU die Notwendigkeit für die A1-Bescheinigung wieder abschaffen will. Diese Meldungen waren aber gleich doppelt irreführend. Zwar hat die Europäische Kommission im März eine Einigung über neue Regeln zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme in der EU vermeldet, zu der auch Änderungen bei der A1-Bescheinigung gehören. Allerdings hat der Europäische Rat diesem Kompromiss nur wenige Tage später die Zustimmung zumindest vorerst verweigert.
Selbst wenn die EU ihre neuen Regeln doch noch in dieser oder einer leicht veränderten Fassung absegnen sollte, bedeuten die Änderungen keine generelle Abschaffung der Notwendigkeit für eine A1-Bescheinigung. Vorgesehen ist nämlich lediglich eine neue Begriffsdefinition für Dienstreisen, und nur für diese soll die Pflicht zur A1-Bescheinigung abgeschafft werden.
Eine Dienstreise liegt laut der geplanten Änderung dann vor, wenn die vom Arbeitnehmer im Ausland ausgeübte Tätigkeit nicht der Erbringung einer Dienstleistung oder der Lieferung von Gütern dient. Damit wären insbesondere Messebesuche, Meetings und Fortbildungsveranstaltungen im Ausland künftig von der Bescheinigungspflicht befreit. Bei anderen Formen der Arbeitnehmerentsendung ist aber auch künftig eine A1-Bescheinigung notwendig.
Wie es mit der A1-Bescheinigung auf EU-Ebene genau weitergeht, ist weiterhin offen. Die Spitzenverbände der Krankenkassen haben im Februar 2019 aber bereits einige Änderungen im Antragsverfahren zum kommenden Jahreswechsel beschlossen. Insbesondere soll es ab 2020 eine einheitlichere Bestätigung für die elektronische Übermittlung des Antrags auf eine A1-Bestätigung geben. Das ist vor allem für die Länder hilfreich, die auch den Antrag als Nachweis akzeptieren (Österreich und Frankreich).
Weitere Änderungen umfassen eine verpflichtende Angabe der Wohnanschrift des Arbeitnehmers und eine deutlich höhere Zahl der möglichen Beschäftigungsstellen im Ausland (elf statt vier). Außerdem sind künftig verpflichtend Beginn und Ende der Entsendung anzugeben. Schließlich sind künftig keine Anträge mehr für Länder außerhalb der EU/EWR und der Schweiz möglich.