Anwendungsbereich: Der steuerpflichtige Nutzungswert mindert sich immer dann, wenn der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder im Rahmen eines abgekürzten Zahlungswegs auf dessen Weisung an einen Dritten zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers ein Nutzungsentgelt zahlt.
Nutzungsentgelt: Solange die Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbart ist, kann sie verschiedene Formen haben. In Frage kommen eine Monatspauschale oder andere nutzungsunabhängige Pauschale, eine Kilometerpauschale, die vom Arbeitnehmer übernommenen Leasingraten oder die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Fahrzeugkosten durch den Arbeitnehmer. Letzteres gilt auch für einzelne Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder später mit pauschalen Abschlagszahlungen des Arbeitnehmers verrechnet werden.
Fahrzeugkosten: Übernimmt der Arbeitnehmer einzelne Fahrzeugkosten direkt, gelten nur die unmittelbaren Fahrzeugkosten als Nutzungsentgelt (Treibstoff/ Ladestrom, Wartung und Reparatur, Kfz-Steuer, Haftpflicht, Kasko, Garagen- oder Stellplatzmiete, Reinigung etc.). Unberücksichtigt bleiben Kosten aus der Verkehrsteilnahme, also Fährkosten, Maut- und Parkgebühren, Unfallversicherungen und Bußgelder.
Gehaltsumwandlung: Der Barlohnverzicht des Arbeitnehmers im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ist kein Nutzungsentgelt.
Fahrtenbuchmethode: Bei der Fahrtenbuchmethode fließen vom Arbeitnehmer selbst getragene individuelle Fahrzeugkosten nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen damit nicht den steuerpflichtigen Nutzungswert. Zahlt der Arbeitnehmer dagegen ein pauschales Nutzungsentgelt, ist der Nutzungswert um diesen Betrag zu kürzen. Es wird allerdings nicht beanstandet, wenn vom Arbeitnehmer selbst getragene Kosten zunächst in die Gesamtkosten einbezogen und dann wie bei der pauschalen Nutzungswertmethode als Nutzungsentgelt behandelt werden. Diese Nichtbeanstandungsregelung ist umso günstiger, je geringer der private Nutzungsanteil ist und je höher die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten sind.
Anschaffungskosten: Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Firmenwagens können im Zahlungsjahr und in den darauf folgenden Kalenderjahren auf den privaten Nutzungswert für das jeweilige Fahrzeug angerechnet werden. Im Gegenzug gelten Rückzahlungen als Arbeitslohn, soweit die Zuzahlungen den Nutzungswert gemindert haben.
Dokumentation: Der Arbeitnehmer muss gegenüber dem Arbeitgeber jährlich schriftlich für jeden von ihm genutzten Firmenwagen die Gesamtfahrleistung und die Höhe der selbst getragenen Fahrzeugkosten im Einzelnen umfassend darlegen und belastbar nachweisen. Der Arbeitgeber ist beim Lohnsteuerabzug an die Erklärungen und Belege des Arbeitnehmers gebunden, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Ermittlungspflichten des Arbeitgebers ergeben sich daraus aber nicht. Die Erklärungen und Belege des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber im Original zum Lohnkonto nehmen.
Vereinfachungsregelung: Zur Vereinfachung ist es zulässig, für den Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig fahrzeugbezogen die Erklärung des Vorjahres zugrunde zu legen und eine etwaige Differenz nach Ablauf des Kalenderjahres oder bei Ausscheiden des Arbeitnehmers zu ermitteln.
Steuererklärung: Macht der Arbeitnehmer die selbst getragenen Kosten erst im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend, muss er die Nutzungsvereinbarung vorlegen und darlegen, wie der Arbeitgeber den Nutzungswert ermittelt und versteuert hat sowie schriftlich die Höhe der von ihm selbst getragenen Fahrzeugkosten und die Gesamtfahrleistung im Kalenderjahr umfassend darlegen und belastbar nachweisen.