Kassenformen: Eine Kassen-Nachschau ist insbesondere möglich für elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen).
Kassensturz: Der Prüfer kann zur Prüfung der Kassenaufzeichnungen einen Kassensturz verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen darstellt. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, die von den Umständen des Einzelfalls abhängt.
Zugangsrecht: Für die Kassen-Nachschau dürfen die Prüfer während der üblichen Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die beruflich genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen dazu nicht unbedingt Eigentum des Steuerzahlers sein. Das Betreten muss dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassen-Nachschau zwar nicht, das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist jedoch keine Durchsuchung. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
Observation: Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.
Ausweispflicht: Sobald der Prüfer der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will, Zugang zur Kasse und den Aufzeichnungen verlangt oder anderweitig mit der Kassen-Nachschau beginnt, muss er sich ausweisen.
Mitarbeiter: Ist der Betriebsinhaber selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, muss sich der Prüfer gegenüber diesen Personen ausweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau auffordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Betriebsinhabers zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.
Ablauf: Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos erlassen werden kann (z. B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises). Nachdem der Prüfer sich ausgewiesen hat, ist der Unternehmer zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Er muss auf Verlangen des Prüfers für einen vom Prüfer bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen gewähren.
Datenzugriffsrecht: Der Prüfer kann auch schon vor dem 1. Januar 2020 verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Ab 2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnittstelle vor dem 1. Januar 2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Unternehmers eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.
Vorlagepflicht: Auf Anforderung des Prüfers ist die Verfahrensdokumentation zum Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen (Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen). Darüber hinaus sind Auskünfte zu erteilen. Bei Abwesenheit des Betriebsinhabers gelten die Mitwirkungspflichten für sachkundige Mitarbeiter entsprechend.
Dokumentation: Zu Dokumentationszwecken darf der Prüfer Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.
Außenprüfung: Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung, weshalb die Vorschriften für eine Außenprüfung nicht für die Kassen-Nachschau gelten. Sofern aber ein Anlass zu Beanstandungen besteht, kann der Prüfer direkt zur Außenprüfung übergehen. Der Übergang zur Außenprüfung ist eine Ermessensentscheidung. Anlass zur Beanstandung kann beispielsweise bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung oder die Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können.
Übergang zur Prüfung: Den Beginn einer Außenprüfung im Anschluss an eine Kassen-Nachschau muss der Prüfer unter Angabe von Datum und Uhrzeit festhalten und den Unternehmer schriftlich über den Übergang zur Außenprüfung informieren. Dabei gelten die allgemeinen Grundsätze über den notwendigen Inhalt von Prüfungsanordnungen sowie den sachlichen und zeitlichen Umfang von Außenprüfungen. Bei einem sofortigen Übergang zur Außenprüfung ersetzt der schriftliche Übergangshinweis die Prüfungsanordnung. Das gilt auch, wenn der Betriebsinhaber bei der Durchführung der Kassen-Nachschau nicht anwesend ist.
Abschluss: Anders als bei einer Außenprüfung wird über eine Kassen-Nachschau kein Prüfungsbericht angefertigt, und ein Antrag auf verbindliche Zusage ist im Anschluss an die Kassen-Nachschau ebenfalls nicht zulässig. Sollen aufgrund der Kassen-Nachschau jedoch Besteuerungsgrundlagen geändert werden, muss dem Steuerzahler Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden.
Festsetzungsfrist: Der Beginn der Kassen-Nachschau hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist nicht. Auch der Vorbehalt der Nachprüfung kann weiter bestehen bleiben, wenn eine Steuer unter diesem Vorbehalt festgesetzt worden ist.
Rechtsmittel: Im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangene Verwaltungsakte können mit einem Einspruch angefochten werden. Der Prüfer ist berechtigt und verpflichtet, den schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau, es sei denn die Vollziehung wurde ausgesetzt. Mit Beendigung der Kassen-Nachschau werden Einspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Kassen-Nachschau unzulässig. Wurden die Ergebnisse der Kassen-Nachschau in einem Steuerbescheid berücksichtigt, muss auch dieser Bescheid angefochten werden, um ein steuerliches Verwertungsverbot zu erreichen. Für die Anfechtung der Mitteilung des Übergangs zur Außenprüfung gelten die Grundsätze für die Anfechtung einer Außenprüfungsanordnung entsprechend.