Durch das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" werden ab 2020 die Vorgaben für den Einsatz von elektronischen Kassensystemen weiter verschärft. Schon ab 2018 wird durch das Gesetz aber in Anlehnung an die Umsatzsteuer-Nachschau und die Lohnsteuer-Nachschau auch eine Kassen-Nachschau eingeführt. Das Finanzamt erhält damit das Recht, bei Händlern, Gastronomen, Dienstleistern und anderen Betrieben mit Bargeldverkehr unangekündigt die Kassenführung zu prüfen.
Bei einer solchen Nachschau wird der Prüfer natürlich auch ein Auge darauf werfen, ob das Kassensystem den Vorgaben der Finanzverwaltung entspricht. Seit 2017 gelten die 2010 verschärften Regeln für Registrierkassen, Waagen mit Kassenfunktion und Taxameter nämlich ohne Ausnahme. Kassen müssen nun jeden Geschäftsvorfall vollständig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden.
Noch gibt es keine Erfahrungswerte, aber es ist davon auszugehen, dass die Finanzämter in Betrieben mit Bargeldverkehr regelmäßig eine Umsatzsteuer- und Kassen-Nachschau zusammen durchführen werden. Wie das in der Praxis gehandhabt wird, muss sich aber noch zeigen, denn bisher sind Umsatzsteuer-Nachschauen oft angekündigt worden, während die Kassen-Nachschau regelmäßig unangekündigt erfolgen dürfte. Was bei der Kassen-Nachschau zu beachten ist, haben wir hier für Sie zusammengefasst.
Vorbereitung: Weil die Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgen kann, ist eine Vorbereitung für den Fall der Fälle ratsam. Je reibungsloser die Nachschau von statten geht, desto schneller ist der Prüfer wieder weg. Die im Rahmen der Nachschau vorzulegenden Unterlagen (Bedienungsanleitungen und Programmierdokumentationen für die Kasse) sollten griffbereit sein. Daneben empfiehlt es sich, den Export der elektronischen Kassendaten zu testen, weil die Prüfer dies oft verlangen werden.
Umfang: Die Kassen-Nachschau umfasst die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Anders als bei einer Betriebsprüfung muss sich der Prüfer mit seinen Fragen und Nachforschungen auf die Kasse und die Kassenführung beschränken.
Beobachtung/Testkäufe: Nicht ausdrücklich im Gesetz geregelt, aber in der Gesetzesbegründung erwähnt ist auch die Möglichkeit einer verdeckten Kontrolle der Kassenabläufe. Insbesondere die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Gleiches gilt auch für Testkäufe und ähnliche "Ermittlungsmaßnahmen".
Zeit und Ort: Der Prüfer kann für die Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Betriebs betreten. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.
Pflichten: Der Unternehmer muss dem Prüfer auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die Sachverhalte und Zeiträume vorlegen, die der Kassen-Nachschau unterliegen. Außerdem muss er Auskünfte erteilen, soweit dies notwendig ist, um beurteilen zu können, ob ein Sachverhalt für die Besteuerung relevant ist. Liegen die Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, darf der Prüfer diese einsehen, die Übermittlung der Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen oder verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden.
Offene Ladenkasse: Eine Kassen-Nachschau ist nicht nur beim Einsatz elektronischer Kassensysteme, sondern ebenso bei einer offenen Ladenkasse möglich. Der Prüfer kann zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung einen Kassensturz verlangen sowie sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.
Kosten: Das Unternehmen muss alle Kosten selbst tragen, die ihm durch die Kassen-Nachschau entstehen, egal ob es um Personal-, Material- oder Beratungskosten geht.
Gegenmaßnahmen: Gegen eine Kassen-Nachschau durch das Finanzamt hat der Unternehmer kaum unmittelbare Handhabe. Wie bei anderen Verwaltungsakten ist auch gegen die Kassen-Nachschau ein Einspruch möglich. Der Einspruch hat jedoch keine aufschiebende Wirkung auf die Nachschau. Eine Alternative ist die Verweigerung der Kassen-Nachschau, denn der Prüfer kann den Zugang zu den Geschäftsräumen nicht gegen den Willen des Inhabers erzwingen. Allerdings kann der Prüfer in diesem Fall direkt zu einer vollen Betriebsprüfung übergehen, die dann entsprechend gründlich und unangenehm ausfallen dürfte.
Außenprüfung: Wenn der Prüfer im Rahmen der Nachschau den Eindruck gewinnt, dass es einen Anlass für eine genauere Prüfung gibt, kann er ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer steuerlichen Außenprüfung übergehen. Allerdings muss er auf den Übergang zur Außenprüfung schriftlich hinweisen.
Selbstanzeige: Sobald sich der Finanzbeamte ausgewiesen hat, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für Steuervergehen ausgeschlossen, bis die Kassen-Nachschau und eine sich eventuell anschließende Außenprüfung beendet ist.
Sanktionen: Zwangsgelder zur Erzwingung der Nachschau sind zwar nicht zu befürchten. Wenn der Prüfer bei der Nachschau aber Mängel feststellt, drohen andere Sanktionen. Das Finanzamt kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen, was zu erheblichen Hinzuschätzungen führen kann. Leichtfertige oder vorsätzliche Mängel können mit einem Bußgeld von derzeit bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Daneben drohen bei schweren Verstößen Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung und möglicherweise Urkundenfälschung.