Aufzeichnung: Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher und Programmieranleitungen sind aufzubewahren.
Aufrüstung: Können nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Ist das technisch nicht möglich, müssen die Daten auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Das Unternehmen muss nachweisen können, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Die Kosten für die ggf. notwendige Hilfe eines IT-Dienstleisters muss das Unternehmen tragen. Die Vorgaben gelten auch bei einem Wechsel des Kassensystems; auch dann sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Altsystems zu sichern.
Härtefallregelung: Wird ein Kassensystem verwendet, bei dem eine dauerhafte Datenspeicherung technisch nachweislich nicht möglich ist, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden. In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
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alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung, alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdaten, Artikelpreise etc.), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
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alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen
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alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer” zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive Name des Geschäfts, Datum, Stornobuchungen, Entnahmen und Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
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alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon
Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen durch Vorlage der Programmierprotokolle. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (GrandTotal-Speicher, Journalrollen etc.), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert und dokumentiert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse, Nachstornos). Fehlen die Programmierungsunterlagen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen, ist dies ein formeller Mangel der Buchführung, der für sich genommen zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen führen kann.
Offene Ladenkassen: Bei einer offenen Ladenkasse sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden, denn auch hier ist die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind sowohl der Inhalt des Geschäfts als auch Name, Firma und Adresse des Vertragspartners. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, wenn nachweislich Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden.
Kassenbericht: Für die Anfertigung des Kassenberichts einer offenen Ladenkasse ist der gesamte Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes - täglich zu zählen. Entnahmen und Ausgaben sind zum so ermittelten Endbestand zu addieren und Einlagen und der Kassenanfangsbestand abzuziehen, sodass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Die Entnahmen, Einlagen einschließlich Herkunftsnachweis und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß.
Software: Mit Standardsoftware erstellte Tabellen (Excel-Kassenbuch) sind nicht manipulationssicher und daher vorschriftswidrig. Software wird nur dann vom Finanzamt anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich ist oder vom Programm automatisch protokolliert wird.
Datenzugriffsrecht: Das Finanzamt hat im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff. Der Prüfer darf Einsicht ins Kassensystem nehmen oder eine Datenträgerüberlassung verlangen. Für die Datenträgerüberlassung sind alle Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen muss daher selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.
Folgen von Mängeln: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Finanzamt kann dann Umsatz und Gewinn schätzen. Stellt das Finanzamt darüber hinaus durch Verprobungen Differenzen fest, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.
Manipulationen: Vorsätzliches oder grob fahrlässiges Löschen von Daten oder Manipulation in der Programmierung ist als Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung strafbar.