Anwendungsbereich: Die Vorschrift gilt für jede Sachzuwendung, unabhängig vom Status oder der Rechtsform des Zuwendenden oder des Empfängers ab dem 1. Januar 2007. Das betrifft Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, die nicht in Geld bestehen und die nicht gesellschaftsrechtlich veranlasst sind, insbesondere Geschenke, Incentives und Nutzungsüberlassungen. Es kommt dabei nicht darauf an, dass die Zuwendungen dem Empfänger im Rahmen einer Einkunftsart zufließen. Bei Sachzuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer haben allerdings in der Regel die sonstigen Pauschalierungsvorschriften und Freibeträge im Einkommensteuergesetz Vorrang (Personalrabatt, pauschalierte Versteuerung von Mahlzeiten etc.)
Einheitlichkeit der Wahlrechtsausübung: Das Gesetz verlangt die einheitliche Ausübung des Wahlrechts. Die Finanzverwaltung akzeptiert aber, wenn der Zuwendende die Entscheidung für Zuwendungen an Dritte und für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer jeweils gesondert trifft. Arbeitnehmer verbundener Unternehmen fallen zwar in die erste Kategorie. Trotzdem ist es zulässig, die Zuwendungen an diese Gruppe individuell zu versteuern, auch wenn der Zuwendende die übrigen Zuwendungen an Dritte der Pauschalierung unterwirft. Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung kann nicht zurück genommen werden.
Zeitpunkt der Wahlrechtsausübung: Die Entscheidung kann während des gesamten laufenden Wirtschaftsjahres, spätestens mit Abgabe der letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Wirtschaftsjahres getroffen werden. Eine Berichtigung der vorangegangenen Lohnsteuer-Anmeldungen ist nicht notwendig. Für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer ist die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung spätestens bis zu dem für die Abgabe der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung geltenden Termin (28. Februar des Folgejahres) zu treffen. Dieser Endtermin gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer während des laufenden Kalenderjahres ausscheidet. Da vor diesem Schreiben noch viele Fragen offen waren, gilt für Wirtschaftsjahre, die vor dem 1. Juli 2008 enden, eine Übergangsregelung. Die Ausübung des Wahlrechts ist hier nur durch die verfahrensrechtlichen Änderungsmöglichkeiten der Lohnsteueranmeldung begrenzt.
Recht zur Pauschalierung: Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer von einem Dritten erhalten hat, können nicht vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden. Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen.
Bemessungsgrundlage: Zuwendungen sind mit den Aufwendungen des Zuwendenden einschließlich Umsatzsteuer zu bewerten. Wenn dazu auch Teile einer Gesamtleistung zählen, ist der auf die jeweilige Zuwendung entfallende Anteil anzusetzen, der ggf. zu schätzen ist. Der Bruttobetrag kann mit dem Faktor 1,19 aus dem Nettobetrag berechnet werden. Ist die Zuwendung ein Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens oder eine Nutzungsüberlassung und sind keine oder nur sehr geringe Aufwendungen entstanden, ist die Bemessungsgrundlage der Marktwert.
Zuzahlungen: Zuzahlungen des Empfängers ändern nicht den Charakter als Zuwendung, sie mindern nur die Bemessungsgrundlage. Zuzahlungen Dritter mindern die Bemessungsgrundlage dagegen nicht.
Höchstbetrag: Die Pauschalierung ist nur zulässig, wenn die Bruttoaufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr und je einzelner Zuwendung nicht über 10.000 Euro liegen. Die erste Begrenzung ist ein Höchstbetrag, mehrere Zuwendungen an einen Empfänger können also in der Summe bis zu 10.000 Euro pauschal besteuert werden. Der Empfänger muss dann nur den darüber liegenden Anteil selbst versteuern. Dies gilt aber nicht, wenn eine einzelne Zuwendung den Wert von 10.000 Euro übersteigt. In diesem Fall ist die Pauschalierung nur möglich, wenn der Empfänger den Wert der Zuwendung durch eine Zuzahlung unter die Höchstgrenze senkt. Wird die Höchstgrenze für eine Zuwendung überschritten, ist aber trotzdem eine Pauschalierung für andere Zuwendungen an diesen Empfänger zulässig.
Streuwerbeartikel: Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, sind als Streuwerbeartikel anzusehen und fallen daher nicht in den Anwendungsbereich der Vorschrift.
Bewirtung und Mahlzeiten: Die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung ist keine pauschal zu besteuernde Zuwendung und auch beim Empfänger nicht als Betriebseinnahme zu erfassen. Mahlzeiten aus besonderem Anlass, die anlässlich von Auswärtstätigkeiten an eigene Arbeitnehmer abgegeben werden, können pauschal besteuert werden, wenn der Wert der Mahlzeit 40 Euro übersteigt.
Sachbezugsfreigrenze und Aufmerksamkeiten: Wird die Freigrenze von 44 Euro im Monat nicht überschritten, liegt kein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Umgekehrt bleiben bei der Prüfung der Freigrenze Vorteile außer Ansatz, die pauschal versteuert werden. Auch Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer, die als bloße Aufmerksamkeiten gelten und deren jeweiliger Wert 40 Euro nicht übersteigt, gehören nicht zum Arbeitslohn und sind daher nicht in die Pauschalierung einzubeziehen.
Verdeckte Gewinnausschüttungen: Verdeckte Gewinnausschüttungen sind keine Zuwendungen im Sinne der Vorschrift und damit von der Pauschalierung ausgenommen.
Abziehbarkeit: Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind. Die Zuwendung wiederum ist entweder in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar (Geschenke an eigene Arbeitnehmer und Zuwendungen, die keine Geschenke sind) oder - soweit die Zuwendung an einen Dritten erfolgt - nur dann abziehbar, wenn der Wert pro Empfänger und Wirtschaftsjahr nicht über 35 Euro liegt. Bei der Prüfung dieser Freigrenze zählt allein der Wert der Zuwendung, die übernommene Steuer ist nicht mit einzubeziehen.
Weitergabe: Gibt der Empfänger eine Zuwendung weiter, die er unter Anwendung der Pauschalbesteuerung erhalten hat, entfällt eine erneute Pauschalbesteuerung, wenn der Empfänger für die Weitergabe keinen Betriebsausgabenabzug vornimmt.
Steuerentstehung: Für die Entstehung der Steuer ist grundsätzlich der Zeitpunkt des Zuflusses der Zuwendung maßgeblich, nicht der Entstehungszeitpunkt der Einkommen- und Körperschaftsteuer beim Empfänger. Es ist auch zulässig, die Pauschalierung bereits in dem Wirtschaftsjahr vorzunehmen, in dem der Aufwand zu berücksichtigen ist. In jedem Fall muss der Empfänger über die Anwendung der Pauschalierung informiert werden. Eine besondere Form ist dafür nicht vorgeschrieben.
Kirchensteuer: Die Kirchensteuer kann analog zu anderen Pauschalierungsmöglichkeiten ebenfalls pauschal ermittelt werden.
Aufzeichnungspflichten: Die Aufzeichnungspflichten für Geschenke bleiben unverändert. Besondere Aufzeichnungspflichten für pauschal versteuerte Zuwendungen bestehen nicht, auch müssen sie nicht zum Lohnkonto genommen werden. Aus der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss sich aber ergeben, dass bei der Ausübung des Wahlrechts alle Zuwendungen erfasst und die Höchstbeträge nicht überschritten wurden.
Anrufungsauskunft: Bestehen auch weiterhin Unsicherheiten, kann beim Finanzamt eine Anrufungsauskunft zur Handhabung der Pauschalierung in einem bestimmten Fall eingeholt werden.
Sozialversicherung: Auch wenn pauschal versteuerte Zuflüsse und Zuwendungen an Arbeitnehmer normalerweise sozialversicherungsfrei sind, haben sich die Sozialversicherungsträger schon 2007 darauf geeinigt, dass dies nicht für pauschal versteuerte Zuwendungen im Sinne dieser Vorschrift gilt.