Um die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen abzudecken ist in der Handels- und Steuerbilanz eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil für die Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wie diese Rückstellung zu berechnen ist, hat die Oberfinanzdirektion Niedersachsen in einer Verwaltungsanweisung genau erklärt. Beispielsweise gilt es zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht.
Es gilt nämlich nicht für alle Unterlagen die gleiche Aufbewahrungsfrist. Zehn Jahre lang aufzubewahren sind insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind laut Gesetz sechs Jahre lang aufzubewahren. Einige weitere Unterlagen sind nur über einen kürzeren Zeitraum oder auch gar nicht gesetzlich aufzubewahren.
Höhe der Rückstellung: Die Rückstellung ist mit dem Betrag anzusetzen, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht voraussichtlich notwendig ist. Dazu gehören die auf die Verpflichtung entfallenden Einzelkosten und ein angemessener Teil der notwendigen Gemeinkosten, die sich aus Erfassungskosten, Raumkosten und sonstigen Kosten zusammensetzen.
Erfassungskosten: Zu den Erfassungskosten gehört der einmalige Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVDs/CDs und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten).
Raumkosten: Anzusetzen sind die anteiligen Kosten für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Das umfasst die anteilige Miete oder Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung und Strom. Bei einer digitalen Speicherung kommen beispielsweise die Raumkosten für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, einen Server oder für Lagerungszwecke in Frage, auch wenn diese bei kleinen Betrieben nur gering ausfallen dürften.
Sonstige Kosten: Die sonstigen Kosten umfassen die AfA für Regale und Schränke, soweit sie noch nicht voll abgeschrieben sind, anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume, sowie den Zinsanteil aus Leasingraten für technische Geräte oder für Archivräume, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer ist.
Unberücksichtigte Kosten: Nicht rückstellungsfähig sind die Kosten für die künftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern, die Kosten für die Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und die Kosten für die Einlagerung von Unterlagen, die am Bilanzstichtag noch nicht bestanden haben.
Berechnung: Die Rückstellung kann nach zwei Methoden berechnet werden. Die Kosten können für die Unterlagen jedes noch aufbewahrungspflichtigen Jahres einzeln ermittelt und dann addiert werden. Einfacher ist es aber, die insgesamt jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten (abzüglich der nur einmal anfallenden Kosten für die Erfassung und Einlagerung) mit dem Faktor 5,5 zu multiplizieren.
Weitergehende Aufbewahrung: Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt oder zusätzliche Unterlagen archiviert, kann dafür keine zusätzliche Rückstellung gebildet werden, weil es keine rechtliche Verpflichtung dafür gibt. Lässt sich im Einzelfall nicht oder nur mit erheblichem Aufwand feststellen, wie sich die Unterlagen zusammensetzen, kann für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, ein pauschaler Abschlag von 20 % vorgenommen werden.
Bilanzielle Regelungen: Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen, weil die gesetzliche Verpflichtung nicht in der Zukunft liegt, sondern bereits begonnen hat. Außerdem darf mit Ausnahme von Pensionsrückstellungen die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten. Eine erstmalige Bildung oder Änderung der Rückstellung im Rahmen einer Bilanzberichtigung ist im ersten noch nicht bestandskräftig veranlagten Veranlagungszeitraum möglich.