Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht: Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Hierzu hat die Finanzverwaltung bereits frühzeitig die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bekannt gemacht.
Inzwischen hat das Bundesministerium der Finanzen mit der Softwareindustrie einen "Beschreibungsstandard für die Datenträgerbereitstellung nach GDPdU" entwickelt, das sog. XML-basierte Beschreibungsformat. Sie sollten daher mit Ihrem Softwarehersteller umgehend vereinbaren, dass dieser Ihnen diese XML-Schnittstelle überlässt. Können Sie bei der nächsten Betriebsprüfung die Daten nicht zur Verfügung stellen, so drohen Bußgeld, Zwangsmittel und Schätzung.
Beachten Sie, dass Sie dem Betriebsprüfer zu Beginn der Prüfung alle aufbewahrungspflichtigen Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger übergeben müssen. Diese Verpflichtung gilt auch dann, wenn Sie auf die Leistungen eines Rechenzentrums zurückgreifen.
Beachten Sie, dass zu ihren Buchführungsunterlagen auch die empfangenen und eine Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe zählen. Reine Textdokumente müssen nicht in maschinell lesbarer Form aufbewahrt werden, da sie nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet sind. Etwas anderes gilt jedoch für E-Mails. Soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sie im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisenkostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.
E-Mails sind als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. Dabei kommt es nicht darauf an, ob eine E-Mail Eingang in das Buchhaltungssystem gefunden hat. Enthält z.B. eine E-Mail im Anhang eine steuerlich relevante Vertragsgestaltung, so ist es mit einem Index zu versehen, der die maschinelle Auswertbarkeit der im Originalformat zu archivierende E-Mail ermöglicht.