Arbeitnehmerinformation: Die erstmalig gebildeten ELStAM werden dem Arbeitnehmer im Herbst 2011, also noch vor Beginn des elektronischen Verfahrens im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch sein Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen der ELStAM sind aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers ersichtlich. Ferner können sie beim Finanzamt angefragt sowie über das ELSTEROnline-Portal eingesehen werden.
Zugriff auf die Steuer-ID: Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor 2012 bestanden, liegt dem Arbeitgeber die Steuer-ID bereits vor, weil sie auf der Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung aufgedruckt ist. Für ein neues Arbeitsverhältnis ab dem Jahr 2012 erhält der Arbeitgeber die Steuer-ID vom Arbeitnehmer. Eine Online-Abfrage der Steuer-ID durch den Arbeitgeber ist nicht möglich, da ausschließlich der Arbeitnehmer berechtigt ist, beim Finanzamt die Steuer-ID anzufragen.
Fehlende Steuer-ID: Der Arbeitgeber ist für eine fehlende Steuer-ID des Arbeitnehmers nicht verantwortlich. Stattdessen muss der Arbeitnehmer die Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Wenn ohne Verschulden des Arbeitnehmers keine Steuer-ID vorliegt, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Arbeitnehmer, denen bisher keine Steuer-ID zugeteilt wurde, erhalten vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung, die die Funktion der ehemaligen Lohnsteuerkarte übernimmt. Der Arbeitgeber hat in diesen Fällen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN zu übermitteln. Diese eTIN wird auf der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung ausgewiesen.
Weigerung des Arbeitnehmers: Weigert sich der Arbeitnehmer, die Steuer-ID mitzuteilen, kann der Arbeitgeber keine ELStAM abrufen. In diesem Fall ist er verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden. Weil die Weigerung des Arbeitnehmers in der Regel ohnehin in den betrieblichen Unterlagen vermerkt wird, muss der Arbeitgeber dies nicht gesondert im Lohnkonto aufzeichnen. Allerdings ist die Anwendung der Steuerklasse VI im Lohnkonto zu dokumentieren.
ELStAM-Bereitstellung: In der Regel werden die ELStAM bereits einen Tag nach Anmeldung des Arbeitnehmers bereitgestellt. Zu Beginn des Verfahrens wird jedoch mit bis zu fünf Tagen zu rechnen sein. Außerdem ist die Anmeldung und damit auch der Abruf der ELStAM erst ab dem Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses zulässig. Ein früherer Abruf wird mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Die monatlichen Änderungslisten werden frühestens am letzten Arbeitstag eines Monats nach 20 Uhr und spätestens am 5. Arbeitstag des Folgemonats zur Verfügung gestellt.
ELStAM-Änderungen: Neue ELStAM werden nur mitgeteilt, wenn sich Änderungen an den Daten ergeben haben. Diese Änderungen werden unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt. Zum Jahreswechsel werden nur ELStAM bereitgestellt, wenn sie erstmals anzuwenden sind oder zum 1. Januar des neuen Jahres geändert werden. Die Änderungsliste kann der Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres jederzeit beliebig oft abrufen. Pro Monat wird eine Änderungsdatei je Arbeitgeber bereitgestellt und jede hat eine laufende Nummer von 01 bis 12 entsprechend dem jeweiligen Monat.
Datenumfang: Die ELStAM umfassen alle Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen, also die Steuerklasse, den Faktor bei Steuerklasse IV, die Kirchensteuermerkmale des Arbeitnehmers und dessen Ehegatten, die Zahl der Kinderfreibeträge sowie Frei- und Hinzurechnungsbeträge. Angaben über die Religion erhält der Arbeitgeber in den ELStAM nur für die Religionen, die im jeweiligen Bundesland als erhebungsberechtigte Religionsgemeinschaften geführt werden.
Korrektheit: Der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden und muss daher nicht prüfen, ob die ELStAM korrekt sind. Sollten die ELStAM falsch sein, können diese nur nach Antrag des Arbeitnehmers vom Finanzamt geändert werden.
Datenverlust: Der Arbeitgeber hat bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält.
Nebenarbeitsverhältnis: Die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden. Deshalb muss der Arbeitgeber auch ein Nebenarbeitsverhältnis anmelden, bei dem der Lohn nach Steuerklasse VI abgerechnet wird.
Doppelte Anmeldung: Ein neuer Arbeitgeber kann sich auch dann als Hauptarbeitgeber anmelden, wenn der Arbeitnehmer vom alten Arbeitgeber noch nicht abgemeldet worden ist. Der alte Arbeitgeber wird dann automatisch als Nebenarbeitgeber eingestuft. Eine doppelte Anmeldung durch denselben Arbeitgeber wird dagegen automatisch zurückgewiesen.
Verspätete Anmeldung: Für jeden Arbeitnehmer werden mit Wirkung ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses ELStAM bereitgestellt, auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer erst verspätet anmeldet.
Falsche Anmeldung: Es gibt keine spezielle Stornofunktion. Um eine fehlerhafte Anmeldung zurückzunehmen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichen Anmeldung abmelden und anschließend eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten vornehmen.
Vergessene Abmeldung: Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Wenn sich ein neuer Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der vorherige Arbeitgeber zum Nebenarbeitgeber, falls er vergessen hat, die Abmeldung vorzunehmen.
Neue Steuernummer: Ändert sich die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers, dann wird dies in der Berechtigungsverwaltung nachvollzogen. Mit der bisherigen Steuernummer kann noch für ein weiteres Jahr abgerufen werden, danach ist der Abruf nur noch mit der neuen Steuernummer zugelassen.
Vorschüssige Lohnzahlungen: Erfolgt die Lohnzahlung vorschüssig am Anfang des Monats, liegen dem Arbeitgeber die aktuellen Änderungen für den betroffenen Monat bei der Lohnzahlung noch nicht vor, da der Abruf der Änderungsliste erst nach Ablauf des Monats erfolgt. Sind daher für einen Arbeitnehmer geänderte ELStAM zu berücksichtigen, ist in der Regel eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erforderlich. Bei einer nachschüssigen Lohnzahlung ergibt sich dieses Problem normalerweise nicht, weil beantragte Änderungen in der Regel erst ab dem Folgemonat gelten und damit dem Arbeitgeber rechtzeitig vorliegen. Nur bei einer rückwirkenden Korrektur der ELStAM ist auch hier eine Korrektur unumgänglich.
Nachträgliche Lohnzahlungen: Der Lohnsteuerabzug für Zahlungen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses hängt von der Art der Zahlung ab. Bei Nachzahlungen, z.B. Korrekturen für einen abgelaufenen Monat, sind die bereits bekannten ELStAM für den jeweiligen Monat zu verwenden. Eine erneute Anmeldung oder verspätete Abmeldung des Arbeitnehmers ist dann also nicht notwendig. Werden dagegen einmalige Zahlungen, insbesondere Abfindungen, geleistet, sind die ELStAM zum Zeitpunkt der Zahlung zu verwenden. Das ist im Regelfall die Steuerklasse VI, wenn der Arbeitnehmer bereits ein neues Beschäftigungsverhältnis aufgenommen hat. Dafür muss der Arbeitgeber also neue ELStAM anfordern und abrufen.
Weitere Fragen: Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Finanzamt. Bei technischen Problemen beim Abruf der ELStAM hilft die ELSTER-Hotline weiter.