Ab dem 1. Januar 2015 gilt ein neues Verfahren für den Kirchensteuerabzug aus Kapitalerträgen. Die Banken haben schon im letzten Jahr damit begonnen, ihre Kunden zu informieren, aber auch Kapitalgesellschaften, die mindestens eine natürliche Person als Gesellschafter haben, müssen auf das neue Verfahren umstellen. Das Verfahren gilt nämlich auch für Gewinnausschüttungen.
Nach dem neuen Verfahren muss jede Kapitalgesellschaft zwischen dem 1. September und dem 31. Oktober eines Jahres eine sogenannte Regelabfrage über das Kirchensteuerabzugsmerkmal (KiStAM) ihrer Gesellschafter beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellen. Die Ergebnisse der Regelabfrage sind dann dem Abzug der Kirchensteuer auf die Kapitalertragsteuer im Folgejahr zugrunde zu legen. Außerhalb dieses Zeitraums sind Abfragen der KiStAM möglich, wenn sich die Gesellschaftsverhältnisse ändern (neuer Gesellschafter) oder ein Gesellschafter dies beantragt.
Damit die für 2015 relevante Regelabfrage in diesem Jahr gestellt werden kann, müssen sich die Kapitalgesellschaften bis zum 31. August 2014 beim BZSt registrieren lassen und die Zulassung zum Verfahren beantragen. Noch nicht registrierte Kapitalgesellschaften müssen daher dringend aktiv werden, damit die Regelabfrage im Herbst durchgeführt werden kann. Die Registrierung der Gesellschaft und die Erteilung der Zulassung erfordern verschiedene Schritte, die mehrere Wochen dauern können:
Information der Gesellschafter: Rechtzeitig vor jeder Abfrage des KiStAM beim BZSt müssen die Gesellschafter über die bevorstehende Abfrage informiert werden. Die Gesellschafter haben nämlich das Recht, beim BZSt der Übermittlung ihrer Konfessionszugehörigkeit zu widersprechen und einen Sperrvermerk eintragen zu lassen. Der Antrag muss spätestens zwei Monate vor dem Datum des jeweiligen Abrufs beim BZSt eingehen.
Daten der Gesellschafter: Für die Abfrage des KiStAM ist neben dem Namen auch die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum jedes Gesellschafters notwendig. Soweit die Angaben noch nicht vorliegen, bietet es sich an, diese mit der Information der Gesellschafter über den Abruf anzufordern. Auch wenn ein Gesellschafter einen Sperrvermerk beantragt hat, sind diese Daten notwendig, denn die Regelabfrage ist in jedem Fall durchzuführen.
Zertifikat beantragen: Das BZSt bietet verschiedene Übermittlungswege für die KiStAM-Abfrage an. Für Kapitalgesellschaften empfiehlt sich die Nutzung des BZStOnline-Portals (BOP), in dem die Daten per Webformular abgefragt werden können. Dafür ist aber ein Zertifikat notwendig, dessen Beantragung mehrere Wochen dauern kann. Wer bereits über ein ELSTER- oder BOP-Zertifikat verfügt, kann dieses verwenden und braucht kein neues Zertifikat beantragen.
KiStAM-Zulassung beantragen: Als letzter Schritt ist eine Anmeldung für das KiStAM-Verfahren im BOP notwendig. Erfolgt eine Übermittlung nämlich ohne vorherige Anmeldung, wird diese automatisch abgewiesen.
Das BZSt bietet eine kostenlose Hotline für technische Fragen zur Zertifizierung und Zulassung an, die werktags zwischen 8:00 und 16:00 Uhr unter der Nummer (0800) 800 75455 erreichbar ist. Weitere Informationen zum BOP und zur KiStAM-Abfrage gibt es auch auf der Website des BZSt in der Rubrik "Kirchensteuer auf Abgeltungsteuer" unter dem Menüpunkt "Steuern National".
Im Frage-und-Antwort-Katalog erklärt das BZSt auch, dass es in bestimmten Fällen eine Ausnahme für Ein-Mann-GmbHs gibt: Die Zulassung zum Verfahren ist dann nicht erforderlich, wenn der Kirchensteuerabzugsverpflichtete sicher ausschließen kann, dass eine Kirchensteuer abzuführen ist. Sicher ist der Ausschluss aber nur dann, wenn der Alleingesellschafter-Geschäftsführer als einzige natürliche Person des Kirchensteuerabzugsverpflichteten keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehört oder konfessionslos ist und bleibt. Sowie der GmbH eine zweite natürliche Person angehört, hat sich die Kapitalgesellschaft beim BZSt zum Verfahren zuzulassen und die Kirchensteuermerkmale abzufragen.