Ausgaben für Werbegeschenke sind steuerlich nur abziehbar, wenn der Wert pro Empfänger und Jahr nicht mehr als 35 Euro beträgt. Außerdem müssen die Ausgaben laut Gesetz einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. An dieser Voraussetzung ist der Steuerabzug einer Baufirma für Werbekalender gescheitert, weil das Finanzgericht Baden-Württemberg die getrennte Aufzeichnungspflicht sehr rigoros ausgelegt hat.
Die Firma hatte jedes Jahr einen Werbekalender mit Fotos von Bauwerken, ihrem Firmenlogo und einem Grußwort produzieren lassen und an Kunden und Geschäftspartner verteilt. Den Kalender sah die Firma als allgemeine Werbemaßnahme an und verbuchte die Produktionskosten von rund 20 Euro pro Kalender auf den Konten für Dienstleistungen und Werbedrucksachen. Lediglich im in die Buchführungssoftware integrierten Controllingsystem wurden die Kosten für die Kalender separat erfasst. Der Betriebsprüfer sah die Kalender dagegen als Geschenke an und strich den Betriebsausgabenabzug, weil die Kosten nicht auf einem separaten Konto für Geschenke verbucht worden waren.
Weder den Einwand, es handle sich um eine allgemeine Werbemaßnahme, noch das Argument, durch die zeitgleiche und einheitliche Verbuchung in Buchführung und Controlling werde die vom Gesetz beabsichtigte leichte Nachprüfbarkeit geschaffen, ließ das Finanzgericht gelten. Nach seiner Meinung sind allein getrennte Aufzeichnungen in der kaufmännischen Buchführung ausreichend für eine steuerliche Berücksichtigung. Die Einbeziehung eines integrierten Controllingsystems berge die Gefahr, dass das Risiko von Manipulationen durch den Steuerzahler steigt.
Diese Entscheidung ist unverhältnismäßig streng und bitter für die Firma, die nun mehr als 100.000 Euro an Ausgaben nicht abziehen kann, wenn das Urteil Bestand hat. Das Gericht hat allerdings die Revision zum Bundesfinanzhof zugelassen. Es besteht daher die Hoffnung, dass die obersten Finanzrichter hier etwas kulanter sind, denn das Gesetz sieht eine Aufzeichnung im Rahmen eines Controllingsystems weder dem Wortlaut noch dem Zweck nach als unzureichend an. Manipulationen sind jedenfalls auch in der kaufmännischen Buchführung nicht sicher auszuschließen, sodass dieses Argument wenig stichhaltig ist.
Auch wenn der Bundesfinanzhof zu einem anderen Ergebnis kommen sollte, ist es immer besser, auf der sicheren Seite zu sein und die Ausgaben streng nach Vorschrift separat zu verbuchen. Nur so vermeiden Sie sicher das Risiko, die Kosten bei einer Betriebsprüfung nachträglich nicht abziehen zu können.