Betriebliche Veranlassung: Die Pauschalierungsvorschrift gilt nur für betrieblich veranlasste Zuwendungen. Privat oder gesellschaftsrechtlich veranlasste Zuwendungen sind dagegen ausdrücklich ausgenommen. Eine Pauschalierung scheidet also beispielsweise aus für eine privat ausgerichtete und bezahlte Jubiläumsfeier, zu der auch Geschäftsfreunde eingeladen werden (private Veranlassung) oder für verdeckte Gewinnausschüttungen (gesellschaftsrechtliche Veranlassung).
Steuerbarkeit: Damit eine Zuwendung bei der Pauschalierung zu berücksichtigen ist, muss sie beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Damit sind insbesondere Zuwendungen an Empfänger aus dem Ausland nicht zu versteuern, weil diese Empfänger nicht im Rahmen der deutschen Einkommensteuer steuerbar sind.
Zusätzlichkeitsvoraussetzung: Damit eine Zuwendung pauschal versteuert werden kann, muss sie zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung erbracht werden. Sie muss also in sachlichem und zeitlichem Zusammenhang mit einem zwischen den Vertragsparteien abgeschlossenen Vertragsverhältnis (sog. Grundgeschäft) stehen. Zuwendungen, denen kein Leistungsaustausch zugrunde liegt, etwa zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses, fallen nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalierungsmöglichkeit. Dagegen spielt es keine Rolle, ob der Empfänger einen Rechtsanspruch auf die Zuwendungen hat oder die Zuwendungen freiwillig erbracht werden.
Sachbezüge: In den Anwendungsbereich der Pauschalierung fallen auch zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, für die es keine gesetzliche Bewertungsmöglichkeit und keine anderweitige Pauschalierungsmöglichkeit gibt. Statt der besonderen Pauschalierungsmöglichkeiten kann auch die Pauschalierung mit 30 % gewählt werden. Personalrabatte und die Zuwendung von Vermögensbeteiligungen sind von der Pauschalierung ausgeschlossen. Sachbezüge im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und steuerfreie Sachbezüge sind bei der Pauschalierung nicht zu berücksichtigen. Wird die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nicht überschritten, liegt kein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Bei der Prüfung der Freigrenze bleiben Sachbezüge, die pauschal versteuert werden, außer Ansatz.
Wahlrecht: Das Unternehmen kann selbst entscheiden, ob es die Pauschalversteuerung anwenden will oder nicht, muss diese Wahl aber für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen einheitlich ausüben. Allerdings kann das Wahlrecht für Zuwendungen an Dritte und für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer jeweils separat ausgeübt werden. Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer ist für das Wahlrecht außerdem immer das Kalenderjahr maßgebend, wenn das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht. Die Finanzverwaltung vertritt außerdem die Ansicht, dass die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung nicht zurückgenommen werden kann. Dem hat das Finanzgericht Niedersachsen aber jüngst widersprochen.
Frist: Die Wahl soll nach dem Willen des Fiskus spätestens mit der letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung getroffen werden. Auch eine erstmalige Wahlrechtsausübung im Rahmen einer Außenprüfung ist zulässig. Für Zuwendungen an Arbeitnehmer setzt die Finanzverwaltung eine Frist bis zum 28. Februar des Folgejahres. Ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs bei der Wahl nicht mehr möglich, soll der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über die Pauschalierung ausstellen, damit der Arbeitnehmer eine Korrektur des individuell besteuerten Arbeitslohns über die Steuererklärung erreichen kann. Auch hier vertritt das Finanzgericht Niedersachsen eine andere Ansicht und lässt das Wahlrecht bis zur Bestandskraft der Pauschalsteuer zu.
Bewertung gekaufter Güter: Zuwendungen sind mit den Einkaufskosten einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. Dabei sind alle tatsächlich angefallenen Aufwendungen einzubeziehen, die der jeweiligen Zuwendung direkt zugeordnet werden können. Soweit der individuelle Aufwand nicht direkt ermittelt werden kann, weil er Teil einer Gesamtleistung ist, ist der auf die jeweilige Zuwendung entfallende Anteil an den Gesamtkosten anzusetzen, der notfalls zu schätzen ist. Der Bruttobetrag kann zur Vereinfachung mit dem Faktor 1,19 aus dem Nettobetrag errechnet werden.
Bewertung hergestellter Güter: Selbst hergestellte Wirtschaftsgüter (z. B. Eintrittskarten für eine selbst ausgerichtete Veranstaltung) sind mit den Herstellungskosten zuzüglich der Umsatzsteuer anzusetzen. Der Zuwendende kann stattdessen den gemeinen Wert (z. B. den Kartenpreis) ansetzen, wenn dieser ohne weiteres ermittelt werden kann.
Höchstbetrag: Pauschalierbar sind nur Zuwendungen bis zu 10.000 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr. Komplett ausgeschlossen von der Pauschalierung sind damit Einzelzuwendungen mit einem Wert über 10.000 Euro sowie der Teil der Zuwendungen, dessen Summe die Höchstgrenze überschreitet.
Information des Empfängers: Das Unternehmen muss den Empfänger über die Anwendung der Pauschalierung informieren. Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben.
Kundenbindungsprogramme: Bei einem Bonusprogramm wird die Ausgabe der Bonuspunkte zum Bestandteil der Gegenleistung. Damit liegt weder in der Gutschrift der Punkte noch in der damit erworbenen Prämie eine zusätzliche Leistung, so dass eine Pauschalierung in derartigen Fällen ausgeschlossen ist.
Gewinne und Prämien: Gewinne aus Preisausschreiben und sonstigen Gewinnspielen sowie Prämien aus Kundenwerbungsprogrammen fallen nicht unter die Pauschalierungsvorschrift.
Streuwerbeartikel: Geschenke, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, brauchen als Streuwerbeartikel bei der Pauschalierung nicht einbezogen werden.
Bewirtungen: Eine geschäftlich veranlasste Bewirtung fällt nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalierungsvorschrift, es sei denn, sie ist Teil einer Gesamtleistung, die insgesamt als Zuwendung pauschaliert wird (z. B. Bewirtung im Rahmen einer Incentive-Reise), oder die Bewirtung findet im Rahmen von steuerlich nicht abziehbaren Repräsentationsveranstaltungen statt (Golfturnier, Segeltörn, Jagdgesellschaft etc.).
Mahlzeiten aus besonderem Anlass: Mahlzeiten aus besonderem Anlass, die der Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit seinem Arbeitnehmer zukommen lässt, können pauschal besteuert werden, wenn ihr Wert 60 Euro (bis 2014: 40 Euro) übersteigt.
Aufmerksamkeiten: Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer, die als bloße Aufmerksamkeiten anzusehen sind und deren jeweiliger Wert 60 Euro (bis 2014: 40 Euro) nicht übersteigt, gehören nicht zum Arbeitslohn und sind daher nicht in die Pauschalierung einzubeziehen. Bei Überschreitung von 60 Euro ist die Anwendung der Pauschalierung aber möglich.