Nach mehreren fehlgeschlagenen Anläufen sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) am 1. November 2012 offiziell gestartet. Seither können Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer anmelden und deren ELStAM elektronisch abrufen, auch wenn die abgerufenen ELStAM selbst frühestens ab dem 1. Januar 2013 anzuwenden sind. Eine gleitende Einführung des ELStAM-Verfahrens soll Engpässe bei den Arbeitgebern als auch bei der Finanzverwaltung vermeiden, und daher können die Arbeitgeber den Einstiegszeitpunkt in das Verfahren im Laufe des Jahres 2013 selbst wählen.
Derzeit gibt es aber noch keine gesetzliche Grundlage für die gleitende Einführung. Eine entsprechende Gesetzesänderung war eigentlich im Jahressteuergesetz 2013 vorgesehen, und im Hinblick darauf hat das Bundesfinanzministerium im Dezember bereits vorab die Anwendung der Gesetzesänderung zur gleitenden ELStAM-Einführung angeordnet. Allerdings ging das Ministerium damals auch noch von einer schnellen Verabschiedung des Jahressteuergesetzes 2013 aus, doch das liegt nach dem Eklat im Streit zwischen Bundestag und Bundesrat auf Eis. Die notwendigen Änderungen werden voraussichtlich in einem neuen Gesetzesvorhaben umgesetzt, das aber noch einige Monate bis zur endgültigen Verabschiedung braucht.
Damit stellt sich die Frage, ob die Arbeitgeber trotzdem auf die gleitende Einführung vertrauen und vorerst noch das alte Lohnsteuerabzugsverfahren anwenden können, selbst falls das Jahressteuergesetz 2013 nicht mehr umgesetzt wird und ein anderes Gesetz noch länger auf sich warten lässt. Das Bundesfinanzministerium hat aber mittlerweile erklärt, dass Bund und Länder auf jeden Fall an der gleitenden Einführung festhalten, und das Schreiben des Ministeriums mit der Billigkeitsregelung weiter Bestand hat. Die Arbeitgeber können sich also darauf verlassen, dass die Finanzverwaltung diese Regelungen beachtet.
Folglich werden im Jahr 2013 das bisherige Papierverfahren und das neue elektronische Verfahren nebeneinander Anwendung finden. Allerdings müssen die ELStAM zumindest für einen im Jahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden. Im Wesentlichen gelten für Arbeitgeber, die noch nicht umgestellt haben, weiterhin die alten Regeln, die schon in den letzten beiden Jahren zu beachten waren. Umgekehrt müssen Arbeitgeber, die bereits auf den ELStAM-Abruf umgestellt haben, die Vorgaben des neuen Verfahrens beachten. Die Details regelt das Bundesfinanzministerium in einem ELStAM-Einführungsschreiben.
Leider liegt dieses Einführungsschreiben aber immer noch nur in einer Entwurfsfassung vor, weil dem Ministerium die gesetzliche Grundlage fehlt, um das Schreiben in der endgültigen Form zu veröffentlichen. Mit grundsätzlichen Änderungen ist in der Endfassung nicht zu rechnen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass das Ministerium noch Ergänzungen in Detailfragen vornimmt. Die folgenden Hinweise beziehen sich also nicht auf die Endfassung des Einführungsschreibens, sind aber vorerst trotzdem sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Finanzverwaltung eine verbindliche Vorgabe.
Umstellungszeitraum: Im Lauf des Jahres müssen die Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden und spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die ELStAM abrufen und anwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber nach erfolgreichem Abruf der ELStAM diese auch für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anwenden und im Lohnkonto aufzeichnen - allerdings mit zwei Ausnahmen (siehe nächster Punkt).
Verzögerte Anwendung der ELStAM: Einmalig darf der Arbeitgeber für bis zu sechs Kalendermonate auf eine Anwendung der abgerufenen ELStAM verzichten und den Lohnsteuerabzug weiter nach dem Papierverfahren durchführen. In dieser Zeit kann der Arbeitgeber seine Lohnabrechnungssoftware testen oder einfach nur die abgerufenen Daten dem Arbeitnehmer zur Kontrolle vorab mitteilen. Allerdings ist für die verzögerte Anwendung der abgerufenen ELStAM die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Eine Dokumentation dieser Zustimmung ist aber nicht erforderlich. Außerdem kann der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis und mit Zustimmung des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug für bis zu sechs Monate nach den bisher gespeicherten Daten vornehmen, wenn die erstmalige Anwendung der ELStAM zu einem vom bisherigen Verfahren abweichenden Lohnsteuerabzug führt. In diesem Zeitraum kann der Arbeitnehmer mit dem Finanzamt die Abweichungen der ELStAM von den vorliegenden Papierbescheinigungen aufklären. In beiden Fällen gilt der Sechs-Monats-Zeitraum auch dann, wenn er über das Jahresende hinausgeht. Zu einer nachträglichen Korrektur der Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet.
ELStAM-Anmeldung: Bei der Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank muss der Arbeitgeber angeben, ob es sich um das erste oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Ein erstes Arbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber in diesem Jahr nur anmelden, wenn ihm für den Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt. Eine Ausnahme gilt im Rahmen der Vereinfachungsregelung für Auszubildende sowie für den Fall, dass der Arbeitnehmer die weitere Gültigkeit der Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der Lohnsteuerkarte 2010 schriftlich bestätigt, weil auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Karte deshalb an den Arbeitnehmer ausgehändigt wurde.
Umstellung auf ELStAM: Idealerweise sollen die Arbeitgeber alle Arbeitnehmer einer Betriebsstätte zeitgleich in das ELStAM-Verfahren einbeziehen. Um den Einstieg zu erleichtern, lässt die Finanzverwaltung aber auch eine stufenweise Umstellung zu. So oder so soll der Arbeitgeber dem jeweiligen Arbeitnehmer den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen. Eine Mitteilung des erstmaligen ELStAM-Abrufs gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ist dagegen nicht erforderlich. Auch bei Abweichungen zwischen den ELStAM und den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteht keine Korrektur- oder Anzeigepflicht für den Arbeitgeber.
Papierverfahren: Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, erfolgt der Lohnsteuerabzug wie bisher auf der Grundlage der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ersatzbescheinigung). Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die darin genannten Lohnsteuerabzugsmerkmale noch vorliegen. Die Vereinfachungsregel für Azubis gilt nach wie vor. Wurde die Vereinfachungsregelung schon vor 2013 genutzt, muss der Azubi schriftlich bestätigen, dass es sich weiterhin um sein erstes Dienstverhältnis handelt.
Abweichende Lohnsteuerdaten: Von der Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale, zum Beispiel eine geänderte Steuerklasse, kann der Arbeitnehmer anhand verschiedener amtlicher Bescheinigungen nachweisen. Das kann das Mitteilungsschreiben des Finanzamts über die gespeicherten ELStAM des Arbeitnehmers sein oder eine sonstige Bescheinigung des Finanzamts. Diese Dokumente sind für den Arbeitgeber allerdings nur dann maßgebend, wenn ihm gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung für das erste Dienstverhältnis des Arbeitnehmers vorliegt (Steuerklassen I bis V). Die Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung dient dabei allein als Nachweis, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Maßgebend für den Lohnsteuerabzug sind dagegen allein die ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale auf der zuletzt ausgestellten amtlichen Bescheinigung.
Abweichende Meldedaten: Beim erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber kann es passieren, dass die Finanzverwaltung für den Arbeitnehmer aufgrund fehlerhafter Meldedaten unzutreffende ELStAM bereitstellt. In diesem Fall muss sich der Arbeitnehmer mit dem Finanzamt in Verbindung setzten und sich um eine Klärung kümmern. Das Finanzamt sperrt dann ggf. den Arbeitgeberabruf vorübergehend und stellt stattdessen eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" aus. Hier gilt dann ebenfalls, dass der Arbeitgeber die Bescheinigung für den darin genannten Zeitraum nur dann verwenden darf, wenn ihm außerdem die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung vorliegt.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Hat der Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers bereits abgerufen, muss er den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Finanzverwaltung unverzüglich elektronisch mitteilen. Eine solche elektronische Abmeldung ist auch dann erforderlich, wenn das Finanzamt den Arbeitgeberabruf vorübergehend gesperrt hat.
Aufbewahrung der Papierbescheinigungen: Die Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber bis Ende 2014 aufbewahren, es sei denn, das Arbeitsverhältnis wird schon vor Ende 2014 beendet.
Härtefallregelung: Weil der Einführungszeitraum zum 31. Dezember 2013 endet, können Härtefallanträge auf Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren frühestens mit Wirkung ab dem letzten Lohnzahlungszeitraum in 2013 gestellt werden. Bis dahin steht das Papierverfahren nämlich ohnehin zur Verfügung.