Exakt ein Jahr nach der Abschaffung der Signaturpflicht für elektronische Rechnungen hat sich das Bundesfinanzministerium dazu geäußert, wie elektronische Rechnungen aus Sicht der Finanzverwaltung zu behandeln sind. Diese Erläuterungen sind vor allem deshalb interessant, weil das Gesetz nun anstelle der Signaturpflicht andere Anforderungen als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug aus einer elektronischen Rechnung stellt.
Beispielsweise verlangt das Gesetz ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, ohne diese Vorgabe oder deren praktische Umsetzung näher zu definieren. Wirklich konkret wird das Finanzministerium zwar auch nicht, aber immerhin stellt es klar, dass die Unternehmen relativ viel Freiheit bei der Gestaltung der betrieblichen Abläufe haben.
Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Genau dafür verlangt das Gesetz das besagte Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad, nennt aber als die beiden einzigen Beispiele die qualifizierte elektronische Signatur oder den elektronischen Datenaustausch (EDI), also die beiden früher ausschließlich zulässigen Verfahren für elektronische Rechnungen. Für Unternehmen, die kein Risiko beim Vorsteuerabzug eingehen wollen, liefe das auf eine Aufrechterhaltung der Signaturpflicht durch die Hintertür hinaus, wenn die Finanzverwaltung nicht auch alternative Verfahren ausdrücklich für zulässig erklärt.
Das Bundesfinanzministerium stellt deshalb fest, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren nicht dazu dient, die rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zu überprüfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung hinsichtlich der gesetzlich erforderlichen Angaben gewährleistet werden. Mit dem Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint sind richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt und richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.
Das Kontrollverfahren bestätigt also lediglich, dass die Rechnung weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert wurde und dass die Rechnung der erbrachten Leistung entspricht. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich laut dem Bundesfinanzministerium allein an diesem Ziel zu orientieren. Innerbetriebliche Kontrollverfahren sind also Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Er kann aber das Verfahren frei wählen und wird nach Auffassung der Finanzverwaltung ohnehin im eigenen Interesse überprüfen, ob
die Rechnung in der Substanz korrekt ist, also ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, und
der Rechnungsaussteller damit tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat und die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist,
damit er sicherstellen kann, dass er tatsächlich nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.
In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in Teilen überschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben sind, hat die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr und kann insbesondere nicht mehr dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert.
Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad gibt, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Das kann zum Beispiel im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber auch einfach durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg, etc.).
Von der Finanzverwaltung werden jedenfalls keine bestimmten technischen Verfahren vorgeschrieben, die die Unternehmen verwenden müssten. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren unterliegt auch keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Allerdings ist der Unternehmer nach wie vor verpflichtet, die Voraussetzungen des geltend gemachten Vorsteuerabzugs nachzuweisen.
Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine korrekt ausgestellte Rechnung besitzt. Dass der Unternehmer hinsichtlich der Rechnung auch die Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht einschließlich der besonderen Vorschriften für DV-gestützte Buchführungssysteme (GoBS) und für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllt, ist jedoch nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt zwar als Ordnungswidrigkeit ahnden, aber jedenfalls nicht allein deswegen den Vorsteuerabzug verweigern.
Andererseits trägt der Unternehmer die Beweislast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Das Ministerium weist daher auch noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Papier- und elektronische Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind, und während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Sind die Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann der Unternehmer den Nachweis, dass er eine ordnungsgemäße Rechnung besaß, mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen.
Ein weiteres Problem in Verbindung mit elektronischen Rechnungen sind digitale Kopien derselben Rechnung, wenn also die Rechnung zum Beispiel dem Empfänger als Mailanhang zugesandt und gleichzeitig auf einer Website zum Download bereitgestellt wird. Grundsätzlich gilt nämlich, dass der ausstellende Unternehmer die Umsatzsteuer mehrfach schuldet, wenn für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt werden, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden. Auch darauf geht das Ministerium ein und stellt klar, dass dies nicht gilt, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übermittelt werden. Wenn eine Rechnung aus mehreren Dokumenten besteht, sind diese Regelungen entsprechend für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden.
Auch mit den Einsichtnahmerechten des Betriebsprüfers befasst sich das Finanzministerium. Ein grundsätzliches Datenzugriffsrecht haben die Betriebsprüfer schon lange, aber speziell auf Grund der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung sind die Zugriffsrechte im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau ergänzt worden. Mit der Änderung wird geregelt, dass der Unternehmer dem Prüfer auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren hat, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden. Es reicht also nicht aus, wenn der Unternehmer nur Papierausdrucke der gespeicherten Daten bereitstellt. Falls erforderlich, hat der Betriebsprüfer auch das Recht, die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.
Schließlich geht das Ministerium auch noch auf den Anwendungszeitpunkt ein. Grundsätzlich gelten die neuen Regeln nämlich nur für ab dem 1. Juli 2011 ausgestellte Rechnungen über Umsätze, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt worden sind. Wird aber eine elektronische Rechnung über einen Umsatz, der vor dem 1. Juli 2011 ausgeführt und abgerechnet worden ist, nach dem 30. Juni 2011 berichtigt, können für die Berichtigung der Rechnung bereits die neuen Regeln angewendet werden.