Reform der Kleinunternehmerregelung

Nach der Reform der Kleinunternehmerregelung durch das Jahressteuergesetz 2024 hat das Bundesfinanzministerium nun Details zur Neuregelung bekannt gegeben.

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuerrecht grundlegend überarbeitet, weil Deutschland neue Vorgaben der EU umsetzen musste. Ab 2025 können damit auch Unternehmen die Regelung in Anspruch nehmen, die in einem anderen EU-Staat ansässig sind. Vor allem aber wurden die Vorgaben für die Beitragsgrenzen neu gefasst, was Auswirkungen für alle Nutzer der Kleinunternehmerregelung hat. Das Bundesfinanzministerium hat inzwischen auch den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an die Neuregelung angepasst und Details zur Neuregelung bekannt gegeben. Hier ist ein Überblick darüber, was nun gilt:

Steuerbefreiung: Während der Fiskus bisher bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung lediglich auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichtet hat, gilt ab 2025 eine Steuerbefreiung für die Umsätze eines Kleinunternehmers. In der Praxis hat diese Änderung vor allem Folgen für die Ausstellung von Rechnungen. Zum einen unterliegen Kleinunternehmer nicht wie andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmer der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen. Und zum anderen gilt ein dennoch in einer Rechnung ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag nicht mehr als unberechtigter Steuerausweis, sondern nur noch als unrichtiger Steuerausweis, womit die Rechnung einfacher berichtigt werden kann und bei einer Falschangabe gegenüber einem Endverbraucher erst gar keine Steuerschuld mehr entsteht. Die Steuerbefreiung der Umsätze schließt außerdem den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen aus. Praktisch ändert sich hier nichts, denn Kleinunternehmer konnten auch bisher keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Umsatzgrenze: Voraussetzung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist, dass der tatsächliche Gesamtumsatz im Vorjahr die Grenze von 25.000 Euro (bis 2024: 22.000 Euro) nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreitet. Wurde die Vorjahresgrenze überschritten, kann die Kleinunternehmerregelung auch dann nicht genutzt werden, wenn der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 25.000 Euro nicht überschreiten wird.

Für den Umsatz des laufenden Jahres galt bisher eine Prognoseschwelle von 50.000 Euro, deren ungeplantes Überschreiten erst im Folgejahr Konsequenzen hatte. Das ist nach den neuen EU-Vorgaben nicht mehr zulässig. Für das laufende Jahr gilt daher ab 2025 eine harte Umsatzgrenze von 100.000 Euro, ab der die Kleinunternehmerregelung sofort nicht mehr anwendbar ist. Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung. Anders als bisher kann es also auch innerhalb des Kalenderjahres zu einer Änderung der Besteuerung kommen. Für Existenzgründer gilt im ersten Jahr der niedrigere Umsatzgrenzwert von 25.000 Euro, dessen Überschreiten zu einer sofortigen Umsatzsteuerpflicht führt. Hat die Unternehmereigenschaft im Vorjahr nicht das ganze Jahr bestanden - beispielsweise weil das Unternehmen im Lauf des Vorjahres gegründet wurde -, dann wird der Vorjahresumsatz nicht auf einen Gesamtjahresumsatz hochgerechnet.
Gesamtumsatz: Der Gesamtumsatz für die Umsatzgrenzen wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Es zählt also nicht die Summe der gestellten Rechnungen, sondern der Zahlungseingänge auf diese Rechnungen. Anzahlungen sind dabei zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs zu berücksichtigen. Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens zählen nicht zum Gesamtumsatz, und zwar sowohl bei einem Verkauf als auch bei einer Entnahme für nichtunternehmerische Zwecke.
Verzicht: Ein Unternehmer kann durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Die Erklärung des Verzichts ist - im Gegensatz zur bisherigen Regelung - unwiderruflich und gilt für mindestens fünf Kalenderjahre, in denen der Unternehmer die Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln berechnen und abführen muss. Der Verzicht muss spätestens bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklärt werden, was auch durch Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung oder -erklärung erfolgen kann, in der die Umsatzsteuer nach den allgemeinen Regeln angegeben wird. Auch die versehentliche Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung mit Anwendung der allgemeinen Regeln kann damit eine unwiderrufliche Verzichtserklärung sein.

Nach Ablauf der Fünfjahresfrist gilt der Verzicht solange weiter, bis er mit Wirkung zum Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen wird. Während der Verzicht also noch nachträglich erklärt werden kann, ist dies beim Widerruf des Verzichts nicht möglich. Ein vor 2025 erklärter Verzicht gilt auch 2025 weiter für insgesamt mindestens fünf Kalenderjahre.
Kleinunternehmerrechnungen: Kleinunternehmer können vereinfachte Rechnungen ausstellen, die keine Rechnungsnummer oder Angaben zum Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung enthalten müssen (das Rechnungsatum ist jedoch anzugeben). Allerdings muss in der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine Angabe in umgangssprachlicher Form ist dabei ausreichend (z. B. "steuerfreier Kleinunternehmer"), sofern sie eindeutig auf die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer hinweist. Auch im Fall einer Kleinbetragsrechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer aufgenommen werden.

Rechnungen von Kleinunternehmern können abweichend von der Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Mit Zustimmung des Empfängers ist auch die Ausstellung einer elektronischen Rechnung möglich. Die Zustimmung bedarf dabei keiner gesonderten Form, Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen sich lediglich darüber einig sein, dass die Rechnung elektronisch ausgestellt und übermittelt werden soll.
Steuererklärungen & Voranmeldungen: Kleinunternehmer müssen weder eine Umsatzsteuerjahreserklärung noch Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, sofern sie nicht aufgrund besonderer Umsätze im jeweiligen Voranmeldungszeitraum doch Umsatzsteuer schulden (z.B. weil für eine Eingangsrechnung die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gilt). Das Finanzamt kann den Kleinunternehmer jedoch zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung auffordern. Sobald die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten wird, greifen auch die allgemeinen Erklärungspflichten wieder und es müssen ab dann Voranmeldungen abgegeben werden.
Ausländische Kleinunternehmer: Ab 2025 kann auch ein in einem anderen EU-Staat ansässiger Unternehmer die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in Anspruch nehmen, sofern dessen inländische Umsätze die Umsatzgrenzen für den Vorjahresumsatz und den Umsatz im laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten. Daneben darf der Jahresumsatz des Unternehmers im gesamten EU-Gebiet im Vorjahr 100.000 Euro nicht überschritten haben und auch im laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten. Dabei sind die Umsätze in sämtlichen EU-Staaten zu berücksichtigen, unabhängig davon, ob der Unternehmer im jeweiligen Staat der Kleinunternehmerregelung unterliegt. Außerdem muss sich der Unternehmer vor Inanspruchnahme der Steuerbefreiung in seinem Ansässigkeitsstaat für das neu eingeführte besondere Meldeverfahren zur Kleinunternehmerregelung registrieren lassen.