Teil des Wachstumschancengesetzes ist die Einführung der Pflicht für Unternehmen, ab 2025 für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) auszustellen. Als E-Rechnung gilt dabei nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch weiterverarbeitet werden kann. Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen, beispielsweise reine PDF-Dokumente, zählen dagegen als sonstige Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen. Eine Ausnahme von dieser Pflicht gilt nur für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und den Großteil der umsatzsteuerfreien Umsätze.
Die Einführung dieser Pflicht ist für den Fiskus der erste Schritt, um die Unternehmen schon in wenigen Jahren mit einer weiteren Pflicht zu belasten, nämlich sämtliche per E-Rechnung abgerechneten Umsätze einzeln und zeitnah auch an das Finanzamt zu übermitteln. Davon erhofft sich der Staat eine noch bessere Kontrolle der Unternehmen und eine Reduzierung von Betrugsfällen bei der Umsatzsteuer, zumal einige andere EU-Staaten bereits ein solches System praktizieren.
Noch ist es aber nicht soweit und die Unternehmen haben vorerst schon genug Arbeit damit, den ersten Schritt rechtzeitig umzusetzen. Zwar gibt es Übergangsregelungen, doch diese gelten entgegen den Wünschen des Bundesrats nur für die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Konkret kann in einem Übergangszeitraum bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers statt einer elektronischen Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2027. Darüber hinaus können alle Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen das verwendete Format untereinander vereinbaren, womit insbesondere das EDI-Verfahren mindestens bis Ende 2027 nutzbar bleibt.
Zum Empfang einer E-Rechnung sowie deren Verarbeitung und Archivierung nach den gesetzlichen Regelungen müssen dagegen ab 2025 alle Unternehmen in der Lage sein, denn schon während der Übergangszeit hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch mehr, von seinem Lieferanten eine "klassische" Rechnung zu verlangen. Komplett auf die E-Rechnung umstellen können ab 2025 trotzdem nur die wenigsten Betriebe, denn die Pflicht umfasst nur inländische B2B-Umsätze. Verkauft ein Unternehmen auch ins Ausland oder an Privatkunden, werden die Kunden oftmals nicht in der Lage sein, das deutsche Format für die E-Rechnung zu verarbeiten und dementsprechend eine "klassische" Rechnung erwarten.
Dieses Problem lässt sich immerhin weitgehend durch die Verwendung hybrider Formate eliminieren, also z. B. eine PDF-Datei mit eingebetteten Rechnungsdaten in einem strukturierten Format. Kunden, die die strukturierten Daten nicht verarbeiten können, haben diese dann trotzdem in der gewohnten PDF-Ansicht vorliegen. Immerhin bringt die E-Rechnung auch einige Vorteile mit sich:
Im Vergleich zur klassischen Papierrechnung entfallen bei der E-Rechnung die Arbeits- und Materialkosten für Druck und Versand der Rechnung.
Beim Rechnungseingang entfällt der Aufwand für die physische Rechnungsablage oder das ersetzende Scannen einer Papierrechnung.
Durch den Verzicht auf physische Rechnungen kann die Rechnungsbearbeitung dezentral und ortsunabhängig erfolgen.
Der größte Vorteil der E-Rechnung ist aber, dass alle Rechnungsdaten in einem strukturierten Format vorliegen, das elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Damit können viele Angaben - die entsprechende Software vorausgesetzt - vollautomatisch in die Buchhaltung übernommen werden. Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand erheblich, sondern vermeidet auch zahlreiche Eingabefehler, die bei der manuellen Erfassung entstehen.
Um einen möglichst reibungslosen Start in das Zeitalter der E-Rechnung zu gewährleisten, sollten Sie möglichst früh mit den Vorbereitungen beginnen. Mit der richtigen Soft- und Hardware ist es dabei nicht getan, denn auch Geschäftsprozesse müssen angepasst und Mitarbeiter auf die neuen Verfahrensweisen geschult werden. Dabei sollten Sie auch die Eingangskontrolle und Datensicherheit im Auge behalten, denn je mehr Rechnungen künftig per E-Mail verschickt werden, desto mehr Betrüger werden versuchen, sich mit gefälschten Rechnungsanhängen und fingierten E-Mails ungerechtfertigte Zahlungen zu erschleichen oder Zugriff auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens zu verschaffen. Daneben drohen mit der Einführung der E-Rechnung noch diverse weitere Hürden und Stolperfallen steuerlicher Art. Einige Beispiele:
Die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen trifft alle Unternehmer, auch solche, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, z.B. Ärzte oder Betreiber von Photovoltaikanlagen. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, Pauschallandwirte oder Vermieter von gewerblich genutzten Objekten sind davon betroffen.
Auch wenn dies eigentlich nicht der Fall sein sollte, können in hybriden Formaten (PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten) die Angaben in der PDF-Darstellung und im strukturierten Teil voneinander abweichen. Steuerlich verbindlich sind jedoch nur die Angaben im strukturierten Teil. Wer sich bei der Prüfung einer Eingangsrechnung auf die PDF-Darstellung verlässt, kann bei einer Betriebsprüfung eine böse Überraschung erleben, z.B. wenn im strukturierten Teil Pflichtangaben fehlen.
Bereits ausgestellte Dauerrechnungen auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format gelten zwar vorläufig weiter. Spätestens mit dem Ende des Übergangszeitraums verlieren sie jedoch ihre Gültigkeit und müssen bis dahin neu als E-Rechnung ausgestellt werden.
Das Bundesfinanzministerium hat bereits eine Verwaltungsanweisung zur E-Rechnung veröffentlicht. Zu den darin enthaltenen Detailregelungen und weiteren Fragen rund um die E-Rechnung erfahren Sie mehr in den nächsten Ausgaben.