Eigentlich sollte das Zeitalter der E-Bilanz schon 2011 beginnen, aber Proteste aus der Wirtschaft und ungeklärte Fragen hatten das Bundesfinanzministerium zu einer Verschiebung um ein Jahr veranlasst. Die Zeit wollte das Ministerium für eine Testphase nutzen, in der einige Unternehmen bereits freiwillig ihre Bilanz elektronisch übermitteln können, um Schwachstellen im System auszumerzen. Angesichts des durchschlagenden Erfolgs anderer IT-Großprojekte der Finanzverwaltung war das sicher eine weise Entscheidung.
Jetzt ist diese Testphase abgeschlossen, und wer darauf gehofft hat, dass technische oder administrative Probleme das Ministerium zu einer erneuten Verschiebung bewegen würden, muss sich auf eine Enttäuschung gefasst machen. Voller Stolz ließ das Bundesfinanzministerium nämlich Ende Mai verkünden: "Die E-Bilanz kommt wie geplant - alle Erleichterungen gelten auf Dauer".
Diese Aussage ist ein Weckruf für alle Unternehmen, die sich bisher über die Einführung der E-Bilanz noch keine Gedanken gemacht haben, denn die E-Bilanz bedeutet nicht nur eine schlichte Änderung des Kommunikationswegs. Die Bilanzdaten müssen nämlich in einem von der Finanzverwaltung vorgegebenen strukturierten Format eingereicht werden. Das verlangt zum Teil durchaus Anpassungen im Rechnungswesen, um die teilweise sehr detaillierten Pflichtangaben ohne große Nacharbeit liefern zu können.
In seiner Pressemitteilung behauptet das Bundesfinanzministerium zwar, jeder müsse nur die Felder ausfüllen, die ihn tatsächlich betreffen. Außerdem sei über Auffangpositionen die Grundlage dafür geschaffen worden, dass das Rechnungswesen der Unternehmen bleiben kann wie es ist. Die beiden Feldarten erklärt das Ministerium so:
Mussfelder: Lässt sich ein Mussfeld nicht mit Werten füllen, weil sich beispielsweise die benötigte Information aus der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung nicht ableiten lässt, ist zur erfolgreichen Übermittlung die entsprechende Position als "leer" (technisch mit NIL für "Not in List") zu übermitteln.
Auffangpositionen: Von besonderer Bedeutung für die E-Bilanz sind die Auffangpositionen, die dann genutzt werden können, wenn für einen bestimmten Sachverhalt eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann. Es wird dauerhaft Auffangpositionen geben, denn sie werden benötigt, um der gegebenen Rechtssituation gerecht zu werden. Eine Streichung dieser Positionen zu einem bestimmten Stichtag war und ist nicht beabsichtigt.
Für dieses Versprechen gibt es allerdings keine gesetzliche Garantie, und die Finanzverwaltung verspricht sich von der elektronischen Übermittlung der Daten eine wesentlich bessere Vergleichbarkeit und automatisierte Prüfbarkeit der Jahresabschlüsse. Die automatische Prüfung funktioniert aber umso besser, je mehr Daten dem Finanzamt vorliegen. Vor diesem Hintergrund ist das Versprechen also mit Vorsicht zu genießen.
Selbst wenn keine Anpassung im Rechnungswesen notwendig ist, bleibt immer noch die technische Seite der Umstellung auf die E-Bilanz. Das laufende Jahr bietet die Gelegenheit für einen Testlauf auf mögliche Probleme und notwendige Anpassungen, denn noch ist die E-Bilanz nicht verpflichtend. Zwar schreibt das Gesetz vor, dass die Bilanz grundsätzlich für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln ist. Das Bundesfinanzministerium hat allerdings für das erste Jahr eine Nichtbeanstandungsregelung herausgegeben, sodass die Bilanz noch einmal in Papierform abgegeben werden kann. Spätestens ab dem Wirtschaftsjahr 2013 sind die Bilanzen dann aber verpflichtend elektronisch zu übermitteln.