Sehr geehrte Damen und Herren,
auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen werden rückwirkend ab 1. 7. 2011 auch dann akzeptiert, wenn sie nicht digital signiert sind. Beschlossen wurde dies am 23. 9. 2011 mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011. Papier- und elektronische Rechnungen werden damit umsatzsteuerlich gleichgestellt. Das neue Gesetz verlangt, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein müssen. Hierfür wird jedoch keine neue Bürokratie verlangt. Das Versenden von elektronischen Rechnungen ist an kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren mehr gebunden. Voraussetzung ist lediglich, dass der Rechnungsempfänger dem gewählten Übermittlungsverfahren zustimmt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem angehängten Dokument „Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsausstellung“, welches vom Finanzministerium herausgegeben wurde.
Viele Steuerpflichtige setzen zunehmend das Onlinebanking ein und wollen gleichzeitig auf die Aufbewahrung der Kontoauszüge in Papierform verzichten. Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen sog. elektronischen Kontoauszug in digitaler Form auf seinen PC übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten jedoch nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um ein originär digitales Dokument handelt. Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Auf die Übermittlung und Aufbewahrung der von den Kreditinstituten ausgedruckten Kontoauszüge in Papierform kann daher bei Geschäftskunden grds. nicht verzichtet werden. Eine bloße Abspeicherung von Kontoauszügen im pdf-Format ist nicht ausreichend.
Viele Kreditinstitute bieten ihren Geschäftskunden vermehrt Hilfestellung und weitere Alternativen zur Aufbewahrung von Kontoauszügen an, damit die Aufbewahrungsanforderungen eingehalten werden können. Ein Beispiel hierzu ist die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs. Auch die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist stellt eine denkbare Lösung dar. Im Zweifelsfall sollten Unternehmer die Übersendung sog. Monatssammelkontoauszüge in Papierform bei ihrer Bank bestellen und archivieren.
Viele Kreditinstitute weisen in ihren Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking darauf hin, die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs sei mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. Unternehmer müssen in jedem Fall selbst aktiv werden, denn die Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung liegt in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerpflichtigen.
Bitte sprechen Sie mit uns, wenn Sie weitere Informationen wünschen.
Mit freundlichen Grüßen
Ilse Friedel
Anhang: Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011