Ausgangsrechnungen: Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.
Eingangsbelege: Werden Buchungsbelege, Handels-oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes empfangen, bedarf es abweichend zur Aufbewahrungsregelung in der Abgabenordnung keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung.
E-Rechnungen: Bei E-Rechnungen ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDFTeils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).
Zahlungsabwicklungsdienste: Nicht aufbewahrungspflichtig ist auch der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes, es sei denn, er wird als Buchungsbeleg verwendet oder stellt die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst dar oder es ist nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet.
Elektronische Aufbewahrung: Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF-oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen)
Mittelbarer Datenzugriff: Der Fiskus kann vom Steuerzahler auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder maschinell auswerten lässt und der Finanzbehörde die Datenauswertung im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellt oder anschließend einen Nur-Lesezugriff ermöglicht. Es kann allerdings nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerzahlers oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.