Arbeitsplatz/-bedingungen
In manchen Betrieben bietet es sich an, Duschen für die Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Aufenthaltsräume sollten dagegen in jedem Unternehmen zu finden sein. Dies sind nur zwei Beispiele von Aufwendungen des Arbeitgebers für die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes bzw. Leistungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Sie sind steuerfrei, wenn sie der Belegschaft zugute kommen und dem überwiegenden betrieblichen Interesse dienen.
Arbeitsmittel
Kugelschreiber, CD-ROMs, Papier: Unentgeltlich zur beruflichen Nutzung überlassene Arbeitsmittel sind steuerfrei.
Aufmerksamkeiten
Kleine (Sach-)Geschenke, zum Beispiel zum runden Geburtstag des Arbeitnehmers, können steuerfrei gewährt werden, solange ihr Wert 40 Euro (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Also: Ein Strauß Blumen, ein Buch, eine CD oder ein Fläschchen Wein darf es schon sein, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter zu einem persönlichen Ereignis eine Freude machen will.
Achtung: Bei Gutscheinen gilt diese Regelung nur dann, wenn der Gutschein als Sachzuwendung anzusehen ist (vgl. Warengutscheine). Anderenfalls handelt es sich um eine Geldzuwendung. Und Geldzuwendungen sind immer steuerpflichtig. Steuerfrei sind dagegen auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Angestellten zum Verzehr im Betrieb bereitstellt. Des Weiteren können Sie Ihren Mitarbeitern eine Mahlzeit spendieren oder sie bezuschussen, wenn ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz ansteht und der Verzehr im Haus zu einer günstigeren Gestaltung des Arbeitsablaufes dient. Auch hier gilt: Das Essen darf nicht zu aufwändig sein und die Grenze von 40 Euro nicht übersteigen.
Aufwandsentschädigungen
Übt ein Übungsleiter, Betreuer, Ausbilder, Erzieher, Alten-, Kranken- oder Behindertenpfleger seine Arbeit als nebenberufliche Tätigkeit aus, kann der Arbeitgeber ihm bis zu 2.100 Euro pro Jahr steuerfrei auszahlen.
Auslagenersatz
Geldbeträge, die der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erhält, um diese für den Arbeitgeber auszugeben (durchlaufende Gelder) oder weil er sie bereits für den Arbeitgeber ausgegeben hat (Auslagenersatz), sind steuerfrei. Im Klartext:
Kauft der Arbeitnehmer beispielsweise ein Buch für den Arbeitgeber und streckt das Geld vor, so zahlt es ihm der Arbeitgeber steuerfrei zurück.
Beihilfen für Notfälle
Unterstützungsleistungen, die in Notfällen wie beispielsweise Krankheits- oder Unglücksfällen gewährt werden, sind bis zu einem Betrag von 600 Euro in der Regel steuerfrei.
Betriebsveranstaltungen
Nicht nur zur Weihnachtszeit: Betriebsfeiern sind bei Mitarbeitern beliebt und tragen zu einem guten Betriebsklima bei. Steuerfrei sind bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, wenn die Ausgaben pro Veranstaltung höchstens 110 Euro pro Arbeitnehmer betragen. Seit 2002 sind auch Übernachtungen zulässig.
Entlassungsabfindungen
Bei Abfindungen hat der Gesetzgeber den Rotstift angesetzt. Es gilt für alle Fälle: volle Steuerpflicht!
Essensmarken, Restaurantschecks, Kantinenessen
Nur wenn der AN den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert (Frühstück 1,57 Euro; Mittag- und Abendessen 2,80 Euro) oder den tatsächlichen Wert der Mahlzeit hinzuzahlt, ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Haben die Mahlzeiten einen höheren Wert, so sind die Beträge, die über dem amtlichen Sachbezug liegen, steuerfrei. Beispiel: Bietet der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein kostenloses Mittagessen im Wert von 8 Euro an, müssen 2,80 Euro versteuert werden, die restlichen 5,20 Euro sind steuerfrei.
Fahrtkosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten bzw. doppelte Haushalts-führung
Benutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen PKW, können Sie ihm pauschal 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten. Werden öffentliche Verkehrsmittel benutzt, sind die angefallenen Kosten laut Einzelnachweis zu zahlen.
Die Reisekostenarten Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit werden zu dem für das Vorliegen von Reisekosten allein maßgeblichen einheitlichen Begriff der beruflichen Auswärtstätigkeit zusammengefasst. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Auch der Arbeitnehmer, der bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf seinem Fahrzeug tätig wird, erfüllt diese Anforderungen, die die Lohnsteuer-Richtlinien an die ab 2008 reisekostenrechtlich relevante Auswärtstätigkeit stellen (R 9.11 Abs. 5 bis 10 LStR)
- Doppelte Haushaltsführung:
Eine Familienheimfahrt pro Woche ist drin: Der Arbeitgeber kann 0,30 Euro je Kilometer der einfachen Entfernung dem Arbeitnehmer bei Benutzung seines PKWs erstatten. Die steuerfreie Erstattung der vollen Kosten sieht der Gesetzgeber nur bei Behinderten vor.
Zudem können Sie dem Arbeitnehmer die Kosten für die erste und letzte Fahrt steuerfrei erstatten - entweder in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen oder pauschal mit den bei beruflicher Auswärtstätigkeit anzuwendenden pauschalen Kilometersätzen.
Fehlgeldentschädigungen
Wer mit Geld umgeht, also Angestellte an Kassen oder im Zähldienst, verursacht hin und wieder Fehlbeträge. Diese kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten: entweder komplett, sofern ein Einzelnachweis vorliegt, oder pauschal bis 16 Euro pro Monat.
Firmenwagen
Die Überlassung eines Firmenwagens ist immer dann lohnsteuerfrei, wenn der Arbeitnehmer den Wagen nur für solche Fahrten nutzen darf, für die Reisekosten anfallen. Hat der Arbeitnehmer eine Garage zum Abstellen des Firmenwagens angemietet und ersetzt der Arbeitgeber die monatlich anfallende Miete, ist dieser Ersatz steuerfrei, wenn das Abstellen des Firmenwagens in der Garage ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgt.
Fortbildung
Berufliche Fort- und Weiterbildungsleistungen sind immer dann steuerfrei, wenn die Maßnahmen im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Das heißt: Das Ziel der Weiterbildungsmaßnahme muss ganz klar lauten, die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen zu erhöhen. Eine Weiterbildungsmaßnahme als Belohnung ist dagegen nicht steuerfrei.
Freigrenze für Sachbezüge
Geschenke, genannt Sachbezüge, sind steuerfrei, wenn der Vorteil für den Arbeitnehmer höchstens 44 Euro pro Kalendermonat beträgt. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze (nicht Freibetrag). Das heißt: Wurde in einem Monat die Grenze von 44 Euro überschritten, sind die gesamten Bezüge der Lohnsteuer zu unterwerfen (nicht nur der Betrag, der über 44 Euro hinausgeht). Eine Umgehung der Versteuerung ist in diesem Fall nur möglich, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet, also Beträge über 44 Euro selbst zahlt.
Der Vorteil, der sich für den Arbeitnehmer ergibt, wird mit 96 Prozent des Endpreises des Sachbezugs angesetzt, sofern es sich nicht um Sachbezüge handelt, für die amtliche Sachbezugswerte gelten (z. B. Uberlassung einer einfachen Unterkunft). Nicht unter die Freigrenze fallen Rabatte, von denen der Rabattfreibetrag abzuziehen ist, das heißt zum einen pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen sowie Sachbezüge, die nach amtlichen Sachbezugswerten (z. B. Mahlzeiten) oder gesetzlich festgelegten Durchschnittswerten (z. B. PKW-Nutzung) zu besteuern sind.
Beispiele für die 44-Euro-Freigrenze:
- Sachgeschenke aller Art sowie Belohnungsessen, die nicht bloße Aufmerksamkeiten sind.
- Mietvorteile bei der Uberlassung einer Wohnung/Dienstwohnung. Dabei muss es sich jedoch um eine in sich geschlossene Einheit handeln und nicht um eine bloße Unterkunft.
Gesundheitsförderung
Gesundheitsvorsorge ist keine Privatsache, denn gesunde Mitarbeiter machen ein Unternehmen leistungsfähiger. Alle Maßnahmen, die den allgemeinen Gesundheitszustand des Arbeitnehmers verbessern oder der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen sind daher jährlich bis zu einen Betrag von 500 EUR pro Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Gefördert werden z.B. Sportkurse als Ausgleich zu einseitigen Bewegungsabläufen und bei Bewegungsmangel, Anti-Stress-Training, Kurse zur Entspannung, Training gegen Burn-Out, Nichtraucher-Training und Kurse rund um die gesunde Ernährung. Auch Zuschüsse für betriebsexterne Präventionsmaßnahmen sind begünstigt. Das gilt allerdings nicht für Mitgliedsbeiträge an Sportvereine und Fitnessstudios.
Gutscheine
Auch für Gutscheine gilt die oben genannte 44-Euro-Freigrenze, solange der Arbeitnehmer mit dem Gutschein eine Sachleistung erhält. Ist der Gutschein dagegen wie Bargeld zu behandeln, ist er komplett steuerpflichtig.
Heirats- und Geburtsbeihilfen
Seit dem 1.1.2006 sind Zuwendungen für Heirat oder Geburt steuerpflichtig.
Jubiläumsfeiern
Jubiläumsfeiern für Mitarbeiter, die ein rundes Dienstjubiläum begehen, sind steuerfrei, wenn ein überwiegend betriebliches Interesse vorliegt und die Feier pro teilnehmender Person nicht mehr als 110 Euro kostet. Geschenke bis zu einem Betrag von 40 Euro sind in die 110-Euro-Grenze mit einzubeziehen.
Kindergartenbeiträge
Beiträge für Kindergärten und andere vergleichbare Einrichtungen, in denen nichtschulpflichtige Kinder tagsüber betreut und versorgt werden, können Arbeitgeber steuerfrei gewähren. Dies gilt sowohl für betriebliche als auch für außerbetriebliche Einrichtungen.
Kleidung
Müssen die Arbeitnehmer Berufskleidung tragen, können Arbeitgeber die Kosten dafür zum Teil oder in vollem Umfang steuerfrei erstatten. Entscheidend ist allerdings, dass es sich hierbei um typische Berufskleidung handelt, also um Arbeitsschutzbekleidung bzw. uniformähnliche Dienstkleidung, bei der das Firmenlogo dauerhaft angebracht ist.
Personalcomputer
In welchem Umfang Sie die private Nutzung des PCs dulden, liegt in Ihrem Ermessen. Steuerfrei ist die private Uberlassung des PCs in jedem Fall - unabhängig von der Nutzungsdauer.
Rabattfreibetrag
Vor allem im Einzelhandel kommt dieses Extra zum Einsatz: das Überlassen von verbilligten oder unentgeltlichen Waren und Dienstleistungen. Steuerfrei können Sie diesen Rabattfreibetrag bis zu einer Höhe von 1.080 Euro im Jahr gewähren, allerdings nur für solche Produkte und Dienstleistungen, mit denen Ihr Unternehmen handelt.
Das heißt: Die Waren und Dienstleistungen müssen hauptsächlich für fremde Dritte bestimmt sein. (Beispiele: Eine Wohnungsüberlassung gehört dazu, wenn der Arbeitgeber ein Wohnungsunternehmen ist. Kantinenessen gehört nicht dazu, da dies in erster Linie den Angestellten zukommt.)
Die Zuwendungen werden mit 96 Prozent des üblichen Endpreises angesetzt, den Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr zahlen müssen. Das heißt: Sie sind steuerfrei, solange die Differenz zwischen dem vom Arbeitnehmer zu zahlenden Preis und dem um einen Abschlag von 4 Prozent geminderten Endpreis im allgemeinen Geschäftsverkehr den Freibetrag von 1.080 Euro im Jahr nicht übersteigt.
Reisenebenkosten
Im Rahmen von Dienstreisen sind auch diverse Nebenkosten steuerfrei. Dazu gehören z. B. Aufwendungen für Reisegepäck, beruflich veranlasste Ferngespräche und Schriftverkehr, die Benutzung von Parkplätzen und Straßen oder eine Unfallversicherung für Berufsunfälle außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Verwarnungs- und Bußgelder oder Ausrüstungsgegenstände dürfen hingegen nicht steuerfrei erstattet werden.
Sammelbeförderung
Stellt der Arbeitgeber ein Fahrzeug und gewährt mindestens zwei Arbeitnehmern damit eine verbilligte oder unentgeltliche Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, so ist dies steuerfrei, sofern die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz der Arbeitnehmer notwendig ist.
Telekommunikation
Die private Nutzung von Telekommunikationsgeräten, also Telefon, Handy, Fax oder Internet, ist - unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung - für den Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Der Vorteil darf im Übrigen auch über eine Herabsetzung des Arbeitslohns (Barlohnumwandlung) gewährt werden. Für den steuerfreien Ersatz beruflich entstandener Telekommunikationskosten hat der Arbeitgeber nach den Grundsätzen des Auslagenersatzes zwei Möglichkeiten: Entweder kann er die laut Einzelkostennachweis angefallenen tatsächlichen Aufwendungen ersetzen. Dabei reicht es aus, die Einzelkosten über einen Zeitraum von drei Monaten nachzuweisen und diesen repräsentativen Durchschnitt in der Folge anzusetzen. Oder er ersetzt pauschal ohne Einzelkostennachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, höchstens aber 20 Euro pro Monat.
Trinkgelder
Trinkgelder sind für Kellner und Friseure wie ein zweites Einkommen. Sie sind steuerfrei, wenn Kunden sie freiwillig als Anerkennung für die erbrachte Leistung zahlen, der Arbeitnehmer hierauf also keinen Rechtsanspruch hat.
Übernachtungskosten
Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausge-wiesen und liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor, so ist die Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Absatz 1 Satz 4 Nummer 1 LStR 2008 (für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 Euro) auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten im Sinne von R 9.8 LStR 2008 zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzu-erkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen). Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen, näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.
Umzugskosten
Zieht der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen um, kann ihm der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei erstatten. Allerdings dürfen die Kosten nicht höher sein als im Bundesumzugskostengesetz angegeben. Außerdem müssen, sofern der Arbeitnehmer die Kosten per Einzelnachweis beziffert, einzelne Positionen herausgenommen werden, die nicht steuerfrei erstattet werden dürfen. Dazu gehören z. B. die Kosten für neu angeschaffte Möbel oder Vermögensverluste (z. B. Veräußerungskosten).
Vermögensbeteiligungen
Erhalten Mitarbeiter die Chance, unentgeltlich oder verbilligt Vermögensbeteiligungen wie Aktien, GmbH-Anteile oder stille Beteiligungen zu erwerben, sind diese Bezüge lohnsteuerfrei, wenn sie nicht höher sind als der halbe Wert der Beteiligung und insgesamt 360 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Eine Barlohnumwandlung ist in diesen Fällen nunmehr steuerbegünstigt.
Verpflegungsmehraufwendungen/Verpflegungspauschalen
Wer sich mindestens 8 Stunden außerhalb der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält, kann vom Arbeitgeber eine Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand erhalten. Er beträgt bei einer Abwesenheit von
- ab 24 Stunden 24 Euro
- ab 14 bis 24 Stunden 12 Euro
- ab 8 bis 14 Stunden 6 Euro
Ausnahmen davon sind:
- Auslandsreisen: Hier gelten spezielle pauschale Länder-Auslandstagegelder.
- Mitternachtsregelung: Bei Fahrten über Nacht ohne Übernachtung werden Zeiten nach 16 Uhr und vor 8 Uhr zusammengerechnet, die Abwesenheitsdauer wird dann dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet.
Bei einer längeren, beruflich bedingten Auswärtstätigkeit sind die genannten Leistungen auf 3 Monate begrenzt.
Vorsorgeuntersuchungen
Aufwendungen für Vorsorgeuntersuchungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei: Erstens müssen sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Zweitens müssen der zu untersuchende Personenkreis, der Untersuchungsturnus und das Untersuchungsprogramm vom Arbeitgeber bestimmt werden.
Warengutscheine u. Benzingutscheine
Warengutscheine in Geld:
Ist ein Warengutschein auf einen bestimmten Geldbetrag ausgeschrieben, so ist diese Leistung nur dann steuerfrei, wenn der Gutschein beim Arbeitgeber einzulösen ist. Hier gibt es allerdings zwei Varianten:
1. Erhält der Arbeitnehmer bei Einlösung des Gutscheins Waren, die vom Arbeitgeber hergestellt bzw. vertrieben werden, so ist der Rabattfreibetrag anzuwenden.
2. Wird die Ware, die der Arbeitnehmer bei seinem Arbeitgeber durch Einlösen des Gutscheins erhält, nicht vom Arbeitgeber selbst hergestellt bzw. verkauft, so liegt ein sog. Sachbezug vor. In diesen Fällen ist die 44-Euro-Freigrenze anzuwenden (Freigrenze für Sachbezüge). Kann der Warengutschein nur bei einem Dritten eingelöst werden, wird er wie Geld behandelt und ist damit lohnsteuerpflichtig.
Warengutscheine auf eine bestimmte Ware
Ist ein Warengutschein auf eine bestimmte Ware ausgeschrieben, so liegt ein Sachbezug vor, auf den die 44-Euro-Freigrenze anzuwenden ist. Beispiel Tankgutschein: Um in den Genuss der Steuerfreiheit zu kommen, muss die Warenart, also Normalbenzin, Superbenzin oder Dieselkraftstoff, auf dem Gutschein vermerkt sein. Wichtig: Sie dürfen keinesfalls einen Wert in Euro, auch nicht als Zusatzinformation oder Begrenzung, auf dem Gutschein vermerken. Diese Regelung gilt seit dem 1.4.2003.
Werkzeuggeld
Nutzt der Arbeitnehmer eigene Werkzeuge im Betrieb kann der Arbeitgeber ihm die dadurch entstehenden Aufwendungen steuerfrei erstatten.
Zinsersparnisse
Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer Zinsersparnisse aus Darlehen, die ihnen aufgrund des Dienstverhältnisses vom Arbeitgeber gewährt werden und bei denen der Zinssatz entweder bei null oder unter fünf Prozent liegt, versteuern. Beträgt die Summe des noch nicht getilgten Darlehens am Ende des Lohnzahlungszeitraumes (meist Monatsende) nicht mehr als 2.600 Euro, ist der Vorteil steuerfrei.
Zukunftssicherung
Ausgaben des Arbeitgebers für die Zukunftssicherung des Arbeitnehmers sind steuerfrei, soweit der Arbeitgeber diese Leistungen aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung trägt. Hierzu gehören neben dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung auch so genannte gleichgestellte Aufwendungen. Dies sind z. B. Zuschüsse zur Lebensversicherung des Arbeitnehmers oder Zuschüsse zu einer freiwilligen Versicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung. Unter die Steuerfreiheit fallen ferner die Beiträge des Arbeitgebers an eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds.
Darüber hinaus fallen auch Leistungen eines Arbeitgebers an einen Pensionsfonds zur Übernahme bestehender Versorgungsverpflichtungen unter die Steuerfreiheit. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die durch die Übertragung entstehenden Betriebsausgaben ab dem Jahr nach der Übertragung gleichmäßig auf zehn Wirtschaftsjahre verteilt werden.
Zuschläge (in Prozent vorn Grundlohn)
Wie hoch die steuerfreie Gewährung von Zuschlägen zum Grundlohn ist, hängt in erster Linie vom Einsatzdatum ab.
Die Zuschläge im Einzelnen:
- Heimarbeit: 10 Prozent
- Nachtarbeit von 20 Uhr bis 6 Uhr: 25 Prozent
- Nachtarbeit von 0 Uhr bis 4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begonnen: 40 Prozent
- Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr: 50 Prozent
- Gesetzliche Feiertage von 0 Uhr bis 24 Uhr: 125 Prozent
- Silvester von 14 Uhr bis 24 Uhr: 125 Prozent
- Weihnachtsfeiertage von 0 Uhr bis 24 Uhr: 150 Prozent
- Heiligabend von 14 Uhr bis 24 Uhr: 150 Prozent
- 1. Mai von 0 Uhr bis 24 Uhr 150 Prozent
Grundlohn ist der auf eine Arbeitsstunde entfallende laufende Arbeitslohn, den der Arbeitnehmer für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum aufgrund seiner regelmäßigen Arbeitszeit erwirbt. Die Zuschläge sind auf einen Grundlohn von höchstens 50 Euro beschränkt.